HƯỚNG DẪN KỸ NĂNG THỰC HIỆN NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG PHÒNG CHUYÊN MÔN THUỘC UBND CẤP XÃ

Vị trí, vai trò của Trưởng phòng chuyên môn cấp xã

- Trưởng phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã là công chức hành chính nhà nước (giữ chức danh lãnh đạo, quản lý), giữ vai trò người đứng đầu đơn vị chuyên môn thuộc UBND cấp xã.

- Là người trực tiếp chịu sự lãnh đạo, điều hành và phân công của Chủ tịch UBND xã, thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND và Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên từng lĩnh vực chuyên môn được giao.

- Là cầu nối giữa UBND xã với công chức chuyên môn và với Nhân dân, giữa cấp xã với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng chuyên môn cấp xã

(1) Tham mưu, giúp UBND và Chủ tịch UBND cấp xã

- Đề xuất, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực được giao phụ trách.

- Soạn thảo, đề xuất văn bản hành chính, báo cáo chuyên môn, tham mưu ban hành quy định, kế hoạch, văn bản chỉ đạo liên quan đến lĩnh vực chuyên ngành.

(2) Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn

- Trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính, xử lý hồ sơ của tổ chức, công dân trong lĩnh vực phụ trách theo quy định pháp luật.

- Phối hợp với các bộ phận khác trong công tác liên ngành, tham gia giải quyết các vụ việc cụ thể theo phân công của Chủ tịch UBND cấp xã.

(3) Quản lý công chức và hồ sơ, tài sản chuyên môn

- Quản lý công chức trong phòng/bộ phận mình phụ trách (nếu có), bảo đảm thực hiện nhiệm vụ đúng quy định.

- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, tài sản, thiết bị được giao phục vụ cho công tác chuyên môn.

(4) Tham gia công tác kiểm tra, tuyên truyền pháp luật

- Tham gia hoặc chủ trì kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách pháp luật chuyên ngành tại cơ sở (thôn, tổ dân phố).

- Tuyên truyền, phổ biến pháp luật, hướng dẫn người dân, tổ chức thực hiện đúng quy định của Nhà nước về lĩnh vực mình phụ trách.

(5) Báo cáo và chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp xã

- Báo cáo định kỳ, đột xuất kết quả thực hiện nhiệm vụ với Chủ tịch UBND cấp xã hoặc cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND và trước pháp luật về chất lượng, tiến độ, hiệu quả công tác được giao.

Một số lưu ý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng chuyên môn cấp xã

(1) Thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ, không được vượt thẩm quyền

- Chỉ thực hiện, giải quyết các nội dung thuộc lĩnh vực và nhiệm vụ được phân công.

- Khi có công việc liên ngành (liên quan đến phòng chuyên môn khác) hoặc chưa rõ thẩm quyền, cần tham mưu, báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã để xin ý kiến chỉ đạo, không tự ý quyết định vượt quyền.

(2) Bám sát chỉ đạo của Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND xã

- Mọi hoạt động chuyên môn phải gắn với chương trình, kế hoạch và phân công của UBND, Chủ tịch UBND xã.

- Tránh làm việc độc lập, đơn lẻ không có sự phê duyệt của lãnh đạo, nhất là trong các vụ việc nhạy cảm (đất đai, hộ tịch, an sinh…).

(3) Tuân thủ quy trình, quy định pháp luật chuyên ngành

Thực hiện công vụ phải đúng:

- Luật chuyên ngành (Luật Hộ tịch, Luật Đất đai, Luật Tài nguyên môi trường, v.v.).

- Thủ tục hành chính đã được công bố.

- Hướng dẫn chuyên môn từ cơ quan chuyên môn cấp trên (sở, Bộ).

- Không tự ý rút ngắn quy trình, bỏ qua hồ sơ, hoặc yêu cầu thêm giấy tờ trái quy định.

(4) Minh bạch, công khai, phục vụ Nhân dân đúng mực

- Thực hiện niêm yết công khai quy trình, thời hạn, lệ phí tại trụ sở làm việc hoặc bộ phận một cửa.

- Giao tiếp hành chính chuẩn mực, không gây phiền hà, sách nhiễu hoặc thiếu trách nhiệm với người dân.

- Trường hợp từ chối tiếp nhận hoặc xử lý hồ sơ phải có văn bản trả lời rõ lý do.

(5) Chịu trách nhiệm về công việc được giao

- Kết quả công việc chuyên môn sẽ là căn cứ đánh giá cán bộ cuối năm, xét thi đua – khen thưởng hoặc kiểm điểm trách nhiệm.

- Mọi quyết định, tham mưu, đề xuất đều phải: (i) Có căn cứ pháp lý rõ rang; (ii) Có chữ ký xác nhận, lưu trữ hồ sơ; (ii) Có trách nhiệm cá nhân đi kèm.

(6) Cập nhật kịp thời quy định mới và công nghệ hành chính

- Chủ động học hỏi, cập nhật văn bản pháp luật mới, chính sách mới từ Trung ương và địa phương.

- Các ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận – xử lý – lưu trữ hồ sơ, dịch vụ công trực tuyến.

- Góp phần vào chuyển đổi số cấp xã, hiện đại hóa nền hành chính công vụ.