HƯỚNG DẪN KỸ NĂNG THỰC HIỆN NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH UBND CẤP XÃ

Vị trí pháp lý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã

Theo Điều 23 Luật số 72/2025/QH15 Tổ chức chính quyền địa phương, Chủ tịch UBND cấp xã là người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước ở cấp xã, đồng thời là người lãnh đạo, điều hành hoạt động toàn diện của UBND cấp xã. Chủ tịch có quyền triệu tập và chủ tọa các phiên họp của UBND.

Phó Chủ tịch UBND cấp xã là người giúp Chủ tịch điều hành công việc theo lĩnh vực, địa bàn được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch và trước pháp luật về các nội dung được giao (Điều 40 khoản 4).

Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã

Một là, về điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của UBND

Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm:

- Tổ chức thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND, UBND cùng cấp trên địa bàn (Điều 23 khoản 2).

- Lãnh đạo cải cách hành chính, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin, cung ứng dịch vụ công và thực hiện thủ tục hành chính tại xã (Điều 23 khoản 3).

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, an sinh xã hội, bảo vệ tài sản công, trật tự an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo... trên địa bàn xã theo quy định pháp luật (Điều 23 khoản 6–8).

- Chủ tịch UBND cấp xã có quyền thay mặt UBND quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND xã, trừ những nội dung phải tập thể UBND quyết định (Điều 23 khoản 16; Điều 40 khoản 2).

Hai là, nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý nhân sự và tài chính, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền:

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức người đứng đầu, cấp phó của các đơn vị thuộc UBND cấp mình (Điều 23 khoản 10).

- Chỉ đạo, chịu trách nhiệm về việc lập và thực hiện dự toán ngân sách, quản lý tài sản công, cơ sở hạ tầng của xã (Điều 23 khoản 5).

Ba là, về trách nhiệm trong tình huống khẩn cấp và giải quyết khiếu nại, tố cáo, Chủ tịch UBND cấp xã:

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh, thảm họa tại địa phương (Điều 23 khoản 11).

- Thực hiện trách nhiệm tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực (Điều 23 khoản 13).

Bốn là, chủ động trong phân cấp, ủy quyền và kiểm soát quyền lực:

- Chủ động thực hiện phân cấp, ủy quyền theo quy định từ cấp tỉnh và UBND cấp trên để tăng tính chủ động, hiệu quả quản lý địa phương (Điều 23 khoản 17).

- Phó Chủ tịch thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch phân công, nhưng không có quyền tự ra quyết định tập thể của UBND, trừ khi được ủy quyền cụ thể (Điều 40 khoản 4)

Quy trình, các bước giải quyết, điều hành hoạt động của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã

Bước 1. Tiếp nhận – Phân loại công việc

- Tiếp nhận hồ sơ, thông tin từ người dân, tổ chức, doanh nghiệp và cấp trên.

- Phân loại: hành chính thường xuyên/công việc đột xuất/chỉ đạo cấp trên.

Một số lưu ý trong bước 1:

+ Tiếp nhận đầy đủ, kịp thời thông tin, hồ sơ công việc:

Nguồn tiếp nhận đa dạng: Bao gồm từ người dân, tổ chức, doanh nghiệp; từ cấp trên (UBND cấp tỉnh, sở ngành), từ các bộ phận chuyên môn, đơn thư khiếu nại, tố cáo…

Hình thức tiếp nhận: Có thể là văn bản hành chính, email công vụ, cổng dịch vụ công, điện thoại đường dây nóng, tiếp dân trực tiếp, hoặc qua mạng xã hội (cần được xác thực lại).

+ Cần phân loại công việc theo đúng tính chất và cấp độ ưu tiên:

Việc thường xuyên, định kỳ (giải quyết TTHC, cấp giấy tờ…).

Việc đột xuất, yêu cầu cấp bách (thiên tai, dịch bệnh, phản ánh nóng…).

Công việc chỉ đạo điều hành từ cấp trên.

Khiếu nại, tố cáo, phản ánh của người dân.

Cần ưu tiên xử lý trước các công việc có yếu tố thời hạn pháp lý hoặc liên quan quyền lợi của người dân.

+ Phân định rõ thẩm quyền giải quyết:

Kiểm tra kỹ nội dung có thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã hay không? Có phải nội dung bắt buộc UBND phải thảo luận và quyết định tập thể theo quy định tại khoản 2 Điều 40 Luật số 72 hay không? Có phải nội dung phải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền hay không?

Nếu không thuộc thẩm quyền: cần chuyển cấp hoặc báo cáo cấp trên chỉ đạo.

Nếu thuộc thẩm quyền: tiến hành giao nhiệm vụ và xử lý theo đúng quy trình.

Căn cứ để xác định thẩm quyền: (1) Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15; (2) Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; (3) Các quy định chuyên ngành (đất đai, xây dựng, hộ tịch, môi trường…); (4) Quy chế làm việc của UBND cấp tỉnh, cấp xã; (5) Các văn bản chỉ đạo, giao việc, phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước cấp trên,…

+ Cần thận trọng với các vụ việc nhạy cảm, có tính chính trị, dư luận:

Các vụ việc liên quan đến khiếu kiện đông người, tôn giáo, dân tộc, đất đai… cần được phân loại sớm và báo cáo ngay cho HĐND, UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh để thống nhất cách xử lý.

Không tự ý xử lý vượt thẩm quyền hoặc công bố thông tin chưa kiểm chứng.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận – phân loại:

Nếu xã, phường, đặc khu có sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, Chủ tịch và Phó Chủ tịch cần nắm bắt tình hình hồ sơ "trên hệ thống" hàng ngày.

Ưu tiên tiếp nhận và trả lời qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng di động của chính quyền để minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Bước 2. Giao việc – Chỉ đạo

Một số lưu ý trong bước 2:

+ Giao việc phải rõ ràng, cụ thể, có thời hạn:

Nội dung giao phải đầy đủ, ngắn gọn, đúng trọng tâm: Ghi rõ yêu cầu, phạm vi công việc, kết quả đầu ra mong muốn.

Thời hạn giải quyết phải cụ thể: Không nên giao việc chung chung "càng sớm càng tốt" – thay vào đó, cần xác định thời hạn rõ ràng (ví dụ: trước ngày 10/8/2025).

Trường hợp xử lý công việc có nhiều bước hoặc nhiều đơn vị tham gia, cần chia giai đoạn, có mốc thời gian cụ thể cho từng phần việc.

+ Lựa chọn đúng người, đúng đơn vị để giao việc:

Giao cho người có chức năng, chuyên môn, thẩm quyền phù hợp.

Ưu tiên giao cho người chịu trách nhiệm chính (công chức chuyên môn hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực).

Tránh giao việc vòng vo hoặc giao chồng chéo khiến công việc không rõ trách nhiệm, dễ bị bỏ sót.

+ Hình thức giao việc:

Ưu tiên văn bản, kèm theo chỉ đạo trực tiếp khi cần thiết.

Phiếu giao việc, văn bản chỉ đạo là hình thức chính thống, dễ kiểm soát tiến độ, tạo căn cứ pháp lý khi đánh giá trách nhiệm.

Nếu giao việc miệng hoặc qua điện thoại, cần xác nhận lại bằng tin nhắn, email, hoặc cập nhật trên hệ thống quản lý công việc.

Khi giao việc trong cuộc họp, cần ghi biên bản và nêu rõ trách nhiệm từng người, đơn vị.

+ Phân biệt rõ chỉ đạo bắt buộc và giao nhiệm vụ mang tính đề xuất:

Có những công việc bắt buộc triển khai ngay theo yêu cầu cấp trên hoặc luật định → giao nhiệm vụ mang tính mệnh lệnh hành chính.

Có những nội dung cần sáng kiến, sáng tạo hoặc tham mưu → giao mang tính định hướng, khuyến khích đề xuất phương án.

+ Cần có công cụ kiểm soát và theo dõi công việc đã giao:

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch cần sử dụng "Sổ theo dõi công việc" hoặc phần mềm nội bộ (nếu có) để kiểm tra tiến độ thường xuyên.

Với công việc quan trọng, cần yêu cầu báo cáo tiến độ giữa kỳ (mid-report) hoặc yêu cầu báo cáo miệng hằng ngày.

Thiết lập lịch họp giao ban tuần/tháng để đôn đốc, chấn chỉnh các công việc giao còn chậm hoặc sai hướng.

Bước 3. Tổ chức thực hiện:

Theo dõi tiến độ qua báo cáo định kỳ, họp chuyên môn. Kịp thời điều chỉnh nhân lực, thời gian nếu phát sinh khó khăn.

Một số lưu ý khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã quyết định các nội dung thuộc thẩm quyền:

+ Phải đúng thẩm quyền theo quy định pháp luật:

Chỉ được ra quyết định đối với các nội dung thuộc phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp từ cấp trên (nếu có).

Phó Chủ tịch không có quyền ra quyết định thay mặt UBND, trừ trường hợp được Chủ tịch phân công hoặc ủy quyền bằng văn bản cụ thể (theo Điều 40 Luật 72/2025/QH15).

+ Cần căn cứ đầy đủ vào các quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn:

Trước khi quyết định, cần đối chiếu với: (1) Văn bản pháp luật có liên quan (luật, nghị định, thông tư, quyết định của tỉnh); (2) Tình hình cụ thể tại địa phương (nguồn lực, đặc điểm dân cư, tính khả thi…).

Hạn chế tối đa các quyết định cảm tính, thiếu cơ sở hoặc vượt quá năng lực tổ chức thực hiện.

Tránh các sai sót như: giải quyết không có hồ sơ lưu, không lập biên bản, tự ý vận động nhân dân mà không có kế hoạch được phê duyệt…

+ Trình tự ban hành quyết định phải chặt chẽ: 

Việc ban hành quyết định cần tuân thủ:

Soạn thảo – thẩm định nội dung (nếu cần).

Ký – đóng dấu – ban hành theo quy định.

Thông báo cho tổ chức, cá nhân liên quan.

Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

+ Chịu trách nhiệm về quyết định đã ban hành:

Mọi quyết định hành chính của Chủ tịch UBND cấp xã phải: Được giải trình khi có yêu cầu từ HĐND, UBND cấp trên hoặc công dân; chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu gây thiệt hại hoặc vi phạm pháp luật; có thể bị khiếu nại, khởi kiện hành chính nếu ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Bước 4. Kiểm tra – Đánh giá

Một số lưu ý trong Bước 4:

+ Kiểm tra phải đúng trọng tâm, đúng thời điểm.

+ Kết hợp nhiều phương pháp kiểm tra:

Kiểm tra qua hồ sơ, văn bản: Xem xét báo cáo, phiếu xử lý, tiến độ trên hệ thống.

Kiểm tra thực địa, trực tiếp: Đối với công việc gắn với dân cư, cơ sở hạ tầng, trật tự xã hội…

Kiểm tra qua tiếp dân, phản ánh, kiến nghị: Lắng nghe ý kiến nhân dân để đối chiếu với kết quả báo cáo.

+ Đánh giá phải khách quan, có căn cứ:

Đánh giá dựa trên: (1) Tiến độ (Đúng hạn, chậm hay trễ hẹn); (2) Chất lượng (Kết quả có đạt yêu cầu không); (3) Trách nhiệm: Cá nhân/đơn vị có thực hiện đúng phần việc được giao không.

Có biên bản kiểm tra hoặc phiếu đánh giá làm cơ sở lưu hồ sơ và xử lý sau này.

+ Gắn kiểm tra với rút kinh nghiệm và điều chỉnh

Bước 5. Thông tin – Báo cáo – Rút kinh nghiệm

Tổng hợp, báo cáo kết quả định kỳ theo quy định.

Họp rút kinh nghiệm để cải tiến phương pháp điều hành.

Công khai kết quả xử lý đối với các vụ việc lớn, nổi cộm tại địa phương.