Hướng dẫn chuyển đổi HỘ KINH DOANH sang DOANH NGHIỆP

Theo Cục Thuế, Bộ Tài chính, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp là bước quan trọng để mở rộng quy mô, nâng cao năng lực cạnh tranh và tận dụng tối đa các ưu đãi pháp lý. Để quá trình này thuận lợi, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo đúng quy trình quy định.

1. Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

1.1 Căn cứ pháp lý

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

Khi hộ kinh doanh muốn chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình doanh nghiệp thì cần thực hiện thủ tục chuyển đổi quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau: Đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

1.2 Địa điểm đăng ký

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính (có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp)

1.3 Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể chuyển lên doanh nghiệp theo các loại hình doanh nghiệp như: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), Công ty cổ phần (CTCP), Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân (DNTN). Thực tế lựa chọn phỏ biến là Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần.

Tùy loại hình doanh nghiệp lựa chọn, hồ sơ bao gồm:

1. Doanh nghiệp tư nhân

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

- Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân.

2. Công ty hợp danh

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Điều lệ công ty.

- Danh sách thành viên công ty hợp danh.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

3. Công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên)

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Điều lệ công ty.

- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

4. Công ty cổ phần

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Điều lệ công ty.

- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

1.4 Thời hạn đăng ký

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:

- Gửi thông tin về việc chấm dứt hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế.

- Đăng thông báo công khai việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt”.

Sau khi Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan này gửi thông tin lại cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận từ cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ Chuyển trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.

1.5 Kết quả pháp lý

- Hộ kinh doanh cũ được chấm dứt ngay khi nhận doanh nghiệp mới;

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo loại hình lựa chọn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính (có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).

Cách 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Cách 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Lưu ý đối với cách này sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại bộ phận Một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Một số địa phương thực hiện việc sắp xếp lại bộ máy có thay đổi về tên gọi Sở Kế hoạch và Đầu tư. Ví dụ: Sở Tài chính TPHCM – Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu hồ sơ hợp lệ).

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ

Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh chuyển đổi.

Hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do để doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại từ đầu.

Bước 4: Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong 02 ngày làm việc kể từ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin để chấm dứt hộ kinh doanh.

Bước 5: Đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận.

Bước 6: Thực hiện thủ tục về thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có).

3. Những lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

3.1. Về mã số thuế

Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực; nghĩa vụ thuế cá nhân của chủ hộ tiếp tục được quản lý theo mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

3.2. Về nghĩa vụ thuế

Trước khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế. Nếu hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì:

- Doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ;

- Trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh.