Những lưu ý khi lập chứng từ điện tử

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026. Trong đó, việc sử dụng chứng từ điện tử được quy định tại Điều 22, 23, 24 Chương III của Nghị định. 

Các loại chứng từ điện tử trong lĩnh vực quản lý thuế

Điều 22 của Nghị định liệt kê các loại chứng từ điện tử trong lĩnh vực quản lý thuế như sau:

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan quản lý thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

b) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

2. Trường hợp trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quỷ định của Luật Quản lý thuế có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

Nội dung chứng từ phải có đầy đủ những thông tin theo quy định tại Điều 23 Nghị định, cụ thể như sau:

7 nội dung phải có với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chỉ trả thu nhập;

c) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Quy định nội dung trong biên lai

2. Đối với biên lai:

a) Tên biên lai;

b) Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

c) Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lại thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;

đ) Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ;

e) Ngày, tháng, năm lập biên lai;

g) Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí; Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

h) Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần thêm tiếng nước ngoài thì phần tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “()” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Đồng tiền trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại Nghị định số 362/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Phí và lệ phí.

Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản này, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. 

Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

3. Mẫu hiển thị chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định số347/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Lưu ý về thời điểm lập chứng từ điện tử

Điều 24 Nghị định quy định cụ thể về thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.

2. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

3. Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.  

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

4. Đối với thu nhập của nhà đầu tư cá nhân phát sinh từ hoạt động chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng trong trường hợp khoản thu nhập này đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân tại nguồn thì tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

5. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch./.