Hướng dẫn khai thác và sử dụng học bạ số

Cụ thể, Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa ban hành Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT Quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên. Trong đó, Điều 11, Điều 12 Chương IV đã quy định về nội dung khai thác và sử dụng học bạ số. 

Ai được phép khai thác học bạ số?

1. Chủ thể được khai thác dữ liệu học bạ số gồm:

a) Người học là chủ thể của dữ liệu học bạ số;

b) Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học theo quy định của pháp luật;

c) Cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định;

d) Cơ quan, tổ chức khác khi được pháp luật cho phép hoặc được sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

2. Việc khai thác học bạ số được thực hiện thông qua hệ thống thông tin, phần mềm quản lý giáo dục; Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các nền tảng số khác khi đáp ứng các điều kiện kết nổi, xác thực, bảo đảm an toàn thông tin và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

3. Phân quyền khai thác học bạ số được thực hiện theo nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết.

Quy định mức độ truy cập học bạ số của từng nhóm chủ thể

4. Mức độ truy cập của từng nhóm chủ thể được quy định như sau: 

a) Người học được truy cập, tra cứu, khai thác, sử dụng học bạ số và thực hiện các quyền liên quan theo quy định của pháp luật. Đối với người học chưa thành niên hoặc trường hợp pháp luật quy định phải thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

b) Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học chưa thành niên được xem dữ liệu học bạ số của người học, theo dõi kết quả học tập, rèn luyện và đề nghị cơ sở giáo dục kiểm tra dữ liệu khi có căn cứ;

c) Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục được truy cập dữ liệu học bạ số theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ và phân quyền nội bộ;

d) Cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số chỉ được truy cập phần dữ liệu cần thiết để giải quyết thủ tục hành chính hoặc công việc theo thẩm quyền;

đ) Các chủ thể khác chỉ được khai thác khi có căn cứ pháp lý hoặc sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

Sử dụng học bạ số

1. Học bạ số được sử dụng trong các hoạt động sau đây:

a) Phục vụ việc tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin về học tập, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp;

b) Phục vụ công tác lưu trữ, quản lý giáo dục, thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục, tư vấn, định hướng nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường;

c) Thực hiện thủ tục hành chính và các hoạt động nghiệp vụ khác liên quan trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

2. Cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số có trách nhiệm kiểm tra, xác thực dữ liệu trước khi sử dụng để giải quyết công việc.

3. Khi học bạ số, bản điện tử học bạ số, trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng điều kiện quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Trường hợp hệ thống tiếp nhận chưa đủ điều kiện kết nối trực tuyến, cơ quan, tổ chức tiếp nhận được sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử có xác thực theo quy định.

5. Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật. Người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi và không phải trả phí./.