Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Hướng dẫn kế thừa, bổ sung và tổng hợp số liệu

HƯỚNG DẪN KẾ THỪA, BỔ SUNG VÀ TỔNG HỢP SỐ LIỆU

1. Các nhóm biểu nghiệp vụ và dữ liệu kế thừa

Các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng kết quả kê khai theo các công văn và biểu mẫu đã ban hành của Ban Tổ chức Trung ương làm dữ liệu ban đầu; tiếp tục rà soát, cập nhật những nội dung thay đổi và bổ sung thông tin còn thiếu để xác định vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế. Không yêu cầu kê khai lại những thông tin đã có, đã được kiểm tra, xác nhận. Thông tin nhân sự hiện có, ngạch, bậc và mức lương (nếu có, được phép quản lý) phải được tách khỏi bộ dữ liệu tính nhu cầu nhân lực.

Bộ biểu nghiệp vụ kèm theo Hướng dẫn gồm bốn nhóm bảng nghiệp vụ: Bảng A về nhiệm vụ, công việc và sản phẩm; Bảng B về khối lượng, thời gian thực hiện và các yếu tố tác động; Bảng C về vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực; Bảng D về đối chiếu nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế.

Khi thực hiện, cơ quan, đơn vị đối chiếu dữ liệu đã kê khai với các trường tương ứng trong Bộ biểu Excel, chỉ bổ sung thông tin còn thiếu hoặc thay đổi; giữ mã, nguồn và số liệu đã được xác nhận. Các biểu liên kết theo mã tham chiếu, không yêu cầu nhập lại dữ liệu. Biểu C1, C2 phản ánh yêu cầu của vị trí; B1, C3 tính nhu cầu theo sản phẩm và thời gian; D1 dùng để đối chiếu nguồn nhân lực hiện có; D2 tự động lấy số người cần bố trí ở C3 để đối chiếu khi xây dựng phương án biên chế từng năm, không tính từ mức lương; không nhập đè cột liên kết. Bộ Excel phải được kiểm tra công thức, liên kết và điều kiện sử dụng kết quả trước khi phát hành.

Đối chiếu biểu nghiệp vụ trong Hướng dẫn và Bộ Excel:

A1 - Danh mục nhiệm vụ; A2 - Công việc, sản phẩm; B1 - Sản lượng, thời gian; B2 - Thay đổi công việc; C1 - Danh mục vị trí việc làm; C2 - Bản mô tả, khung năng lực; C3 - Nhu cầu nhân lực; D1 - Nhân lực hiện có; D2 - Phương án biên chế.

Tên trang tính kỹ thuật, tài liệu nguồn và các trang hỗ trợ tính toán (nếu có) được giải thích trong trang hướng dẫn của Bộ Excel; không lập thêm bộ biểu Word kê khai độc lập.

Bộ Excel gồm 09 biểu nghiệp vụ A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1, D2 và các trang tính chi tiết, danh mục, nguồn, kiểm thử, hỗ trợ. Số trang tính không đồng nghĩa số biểu phải kê khai. Cơ quan, đơn vị chỉ bổ sung những trường thuộc trách nhiệm; không nhập đè ô công thức, kết quả liên kết, tổng hợp, cảnh báo. Các bảng kiểm tra, tiến độ, nhật ký và các trang nguồn, kiểm thử, danh mục dùng chung, tham khảo do đầu mối có trách nhiệm quản lý; sự hiển thị trên tệp tính không tạo thêm nghĩa vụ kê khai của đơn vị. Cách thao tác cụ thể thực hiện theo Hướng dẫn điền biểu Excel kèm theo.

2. Yêu cầu khi kế thừa và bổ sung số liệu

Cơ quan đầu mối chuẩn bị, chuyển dữ liệu đã được xác nhận vào biểu tương ứng và cung cấp cho đơn vị đối chiếu; đơn vị chỉ cập nhật phần thay đổi, còn thiếu hoặc chưa đủ căn cứ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương giữ nguyên mã nhiệm vụ và thông tin đã được kiểm tra, xác nhận trong các biểu kê khai trước đây; chỉ cập nhật nội dung thay đổi hoặc bổ sung thông tin còn thiếu. Việc chuyển số liệu sang bộ biểu VTVL phải bảo đảm thống nhất mã tham chiếu, nguồn và phạm vi thống kê giữa các Bảng A, B, C, D.

Đối với thông tin chưa có hoặc chưa được kiểm chứng, ghi rõ tình trạng và nội dung cần bổ sung; không tự điền số liệu hoặc sử dụng số 0 thay cho trường hợp chưa xác định được. Chỉ ghi 0 khi đã xác nhận không phát sinh. Trường thông tin về ngạch, bậc, mức lương không được dùng để điền thay dữ liệu thiếu về sản lượng, thời gian, độ phức tạp hoặc yêu cầu năng lực của vị trí.

Mã và trạng thái dữ liệu dùng chung. Mã cơ quan, nhiệm vụ, công việc, vị trí việc làm được quản lý theo danh mục; mã dòng tính giờ phải phân biệt đơn vị, phần việc của vị trí, nhóm sản phẩm và kỳ. Các mã nêu trong bảng minh họa tại Phụ lục I và các ví dụ chỉ dùng để giải thích cách liên kết, không phải mã chính thức; không chuyển sang báo cáo chính thức.

Trạng thái dữ liệu gồm "chưa kê khai", "đã kê khai chưa kiểm chứng", "đã kiểm chứng", "không áp dụng" kèm lý do. Trạng thái phương án gồm "đang xây dựng", "đã hoàn thành ở đơn vị", "đã thẩm định", "đã được quyết định". Phân biệt trạng thái này với giá trị số; ô trống không được quy đổi thành 0.

3. Kê khai nhân lực kiêm nhiệm và trách nhiệm tổng hợp

Đối với cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác đảng, kê khai đầy đủ công việc, sản phẩm và thời gian thực hiện; xác định rõ vị trí việc làm chính, cơ quan quản lý, sử dụng nhân lực và nơi tính biên chế. Trường hợp một người xuất hiện trong cả báo cáo chuyên môn và báo cáo công tác đảng, chỉ tổng hợp số người, biên chế một lần tại đầu mối chịu trách nhiệm chính thức; phần thời gian thực hiện từng công việc được xác định riêng, không tính trùng.

Các đảng ủy trực thuộc Trung ương tổ chức tổng hợp kết quả rà soát trong phạm vi được phân công, bao gồm nhiệm vụ chuyên môn và công tác đảng chuyên trách, kiêm nhiệm. Số liệu phải được đối chiếu, xác nhận với cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng biên chế; việc tổng hợp không làm thay đổi thẩm quyền giao, quản lý biên chế theo quy định.

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập, phân biệt vị trí việc làm viên chức, số người làm việc và nguồn kinh phí theo quy định; không gộp với biên chế công chức của cơ quan quản lý. Việc phân biệt nguồn kinh phí nhằm phục vụ quản lý, bố trí và xây dựng phương án; không lấy nguồn chi trả hoặc tiền lương hiện hưởng để hình thành vị trí việc làm.