Quy định quản lý hồ sơ cán bộ điện tử

Tạo lập hồ sơ cán bộ điện tử

1. Hồ sơ cán bộ điện tử được lập trong quá trình thực hiện công tác cán bộ, bao gồm thông tin, tài liệu được số hoá từ hồ sơ cán bộ giấy; tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; dữ liệu được cập nhật trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ.

2. Việc tạo lập hồ sơ cán bộ điện tử phải thực hiện theo quy trình thống nhất, chuẩn hoá danh mục hồ sơ, kiểm tra tài liệu giấy, số hoá, kiểm tra chất lượng bản số hoá, gắn mã định danh, cập nhật trường dữ liệu bắt buộc, xác thực trạng thái tài liệu, lưu trữ và phân quyền khai thác.

3.Thành phần hồ sơ cán bộ điện tử phải phản ánh đúng, đủ thành phần hồ sơ cán bộ giấy; được tổ chức theo nhóm tài liệu, nhóm dữ liệu, thời gian phát sinh và trạng thái pháp lý của tài liệu để thuận lợi cho quản lý, khai thác và kết nối thông tin trong toàn hệ thống chính ữị.

4. Tài liệu, dữ liệu đưa vào hồ sơ cán bộ điện tử phải đúng thành phần hồ sơ cán bộ; bảo đảm giá trị pháp lý, tính chính xác, tính toàn vẹn, khả năng truy nguyên nguồn gốc và phù hợp với quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin.

 Cập nhật và chỉnh lý hồ sơ cán bộ điện tử

1. Hồ sơ cán bộ điện tử phải được cập nhật kịp thời khi có thay đổi thông tin hoặc phát sinh tài liệu mới trong quá trình công tác của cán bộ. Thời gian cập nhật và chỉnh lý hồ sơ cán bộ điện tử thực hiện theo Khoản 1, Điều 8 Quy định này.

2. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ cán bộ bằng giấy để bảo đảm tính đầy đủ, thống nhất và chính xác. Việc cập nhật, chỉnh lý, bổ sung thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử chỉ thực hiện khi có tài liệu chứng minh hoặc văn bản của cấp có thẩm quyền, bảo đảm giá trị pháp lý, kịp thời, chính xác; thực hiện đúng quy định về bảo mật và an toàn thông tin.

 Quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử

1. Hồ sơ cán bộ điện tử được quản lý tập trung, thống nhất theo phân cấp và thẩm quyền quy định. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ điện tử có trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật trong quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử; thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, phát hiện và xử lý hành vi truy cập trái phép, tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử.

2. Việc khai thác, sử dụng, chia sẻ và cung cấp thông tin hồ sơ cán bộ điện tử phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền, phục vụ công tác cán bộ và nhiệm vụ chính trị theo quy định. Việc truy cập, tra cứu, trích xuất thông tin từ hồ sơ cán bộ điện tử phải được kiểm soát; nội dung truy cập và các hoạt động khai thác hồ sơ phải được ghi nhận đầy đủ theo quy định.

3. Tài khoản truy cập hồ sơ cán bộ điện tử phải được cấp, thu hồi, điều chỉnh quyền theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí công tác và phạm vi trách nhiệm được giao.

4. Tài liệu, dữ liệu được trích xuất từ hồ sơ cán bộ điện tử phải phản ánh đúng nội dung, đầy đủ thông tin và bảo đảm giá trị pháp lý.

5. Tổ chức, cá nhân được giao quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử chịu trách nhiệm trước cấp có thẩm quyền về việc quản lý, bảo quản, sử dụng và bảo mật thông tin trong hồ sơ cán bộ điện tử.

 Chuyển giao và tiếp nhận hồ sơ cán bộ điện tử

1. Chuyển giao hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện khi cán bộ được điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ khác, khi cán bộ nghỉ hưu, thôi việc hoặc thay đổi cơ quan quản lý theo quy định. Việc chuyển giao được thực hiện trên hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ điện tử bảo đảm thống nhất, đầy đủ, kịp thời, chính xác, an toàn và đúng thẩm quyền.

2. Cơ quan quản lý hồ sơ nơi đi có trách nhiệm:

2.1.Thực hiện xác nhận trạng thái hồ sơ điện tử tại thời điểm chuyển giao; hoàn thiện thông tin, cập nhật dữ liệu phát sinh; rà soát thành phần hồ sơ điện tử bảo đảm đầy đủ theo danh mục thành phần hồ sơ cán bộ.

2.2. Chuyển giao hồ sơ cán bộ điện tử thông qua hệ thống, kèm theo nhật ký số hoá, nhật ký khai thác, thông tin kiểm soát truy cập và các dữ liệu liên quan đến quá trình quản lý hồ sơ cán bộ.

2.3. Bảo đảm hồ sơ cán bộ điện tử được chuyển giao nguyên trạng, đúng cấu trúc, đúng định danh, không sửa đổi nội dung, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu.

3. Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ nơi đến có trách nhiệm:

3.1. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ điện tử trên hệ thống, kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu, đối chiếu danh mục thành phần hồ sơ cán bộ, xác nhận tiếp nhận theo quy trình.

3.2. Trường hợp phát hiện thiếu, lỗi kỹ thuật hoặc sai lệch dữ liệu, cơ quan nơi đến gửi yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh để cơ quan nơi đi thực hiện trong thời hạn quy định.

3.3. Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận, cơ quan nơi đến kích hoạt quyền quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ cán bộ điện tử theo phân cấp thẩm quyền.

 Lưu trữ và bảo đảm an toàn hồ sơ cán bộ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hồ sơ cán bộ điện tử đầy đủ, chính xác, bảo đảm tính toàn vẹn, giá trị pháp lý và khả năng truy cập của tài liệu.

2. Hệ thống lưu trữ hồ sơ cán bộ điện tử phải thực hiện biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật; phòng ngừa, ngăn chặn việc truy cập, can thiệp, thay đổi hoặc phá hoại trái phép đối với tài liệu và dữ liệu hồ sơ. Hồ sơ cán bộ điện tử được lưu trữ và sao lưu theo quy định; bảo đảm khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.

3. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá định kỳ việc lưu trữ và an toàn hồ sơ cán bộ điện tử; kịp thời khắc phục nguy cơ mất an toàn, mất dữ liệu hoặc lộ lọt thông tin.

4. Tổ chức, cá nhân được giao quản lý, lưu trữ và bảo đảm an toàn hồ sơ cán bộ điện tử phải chịu trách nhiệm trước cấp có thẩm quyền về việc bảo quản, bảo mật và an toàn tài liệu.

Quy định số 211-QĐ/TW nêu rõ,  việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ cán bộ giấy sang quản lý hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện theo lộ trình, điều kiện kỹ thuật, hạ tầng, bảo mật, an toàn thông tin và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; trong thời gian chuyển tiếp, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phải bảo đảm thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.