Các quy định khi nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ

1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ:

1.1. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ được nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ để phục vụ yêu cầu công tác.

1.2. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ thì cán bộ được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình (trừ những tài liệu, nội dung không được nghiên cứu, khai thác theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước) để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.

1.3. Người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán bộ.

1.4. Trường hợp người thân của cán bộ (cha, mẹ đẻ của bản thân, vợ, chồng, con) cần nghiên cứu hồ sơ cán bộ phải có giấy đề nghị và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ đồng ý và chỉ được khai thác những thành phần hồ sơ cần thiết trong trường hợp giải quyết chế độ, chính sách hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Các quy định khi nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ:

2.1. Phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, mục đích, đối tượng và nội dung nghiên cứu hồ sơ. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ và phải được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ đồng ý.

2.2. Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ hoặc trên hệ thống điện tử được phân quyền. Trường hợp sao chụp, trích xuất, in tài liệu phải được phê duyệt theo thẩm quyền và ghi nhận trong sổ theo dõi hoặc nhật ký điện tử.

2.3. Chỉ được xem, sao chụp, trích xuất những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến mục đích nghiên cứu đã được phê duyệt; ghi trong giấy đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

2.4. Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ như: Đánh dấu, tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ.

3. Nhiệm vụ của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ:

3.1.Cung cấp kịp thời và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ theo Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phê duyệt.

3.2. Có trách nhiệm giám sát người đến nghiên cứu hồ sơ trong quá trình nghiên cứu, khai thác hồ sơ; kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hồ sơ khi trả phải bảo đảm đúng như tại thời điểm được bàn giao để nghiên cứu và vào sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ hoặc nhật ký điện tử.

3.3. Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu yêu cầu nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phê duyệt.