Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đôi khi có thể gặp những sai sót ngoài ý muốn, từ việc nhập sai thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá. 

Xử lý đúng cách không chỉ giúp hồ sơ hóa đơn hợp lệ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, đảm bảo quyền lợi của cả người bán lẫn người mua.

Từ ngày 01/6/2025, quy định mới yêu cầu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi lập sai sẽ không được hủy như trước. 

Thay vào đó, tùy tình huống, người bán sẽ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để khắc phục. Điều này giúp thông tin được lưu trữ xuyên suốt, minh bạch và dễ dàng kiểm tra khi cần.

1. Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

• Bước 1: Xác định loại sai sót và mức độ ảnh hưởng. Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử).
• Bước 2: Chọn hình thức xử lý phù hợp:

Lập hóa đơn điều chỉnh nếu cần sửa một hoặc một số thông tin, có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.

Lập hóa đơn thay thế nếu nội dung hóa đơn cũ sai toàn bộ hoặc sai nhiều thông tin quan trọng.

• Bước 3: Ghi rõ thông tin liên quan đến hóa đơn cũ trên hóa đơn mới (số, ký hiệu, ngày lập) để đảm bảo tính đối chiếu.

+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

• Bước 4: Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cùng kỳ và cùng khách hàng, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn liên quan.
• Bước 5: Ký số, gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc đối tượng cần cấp mã), đồng thời gửi cho khách hàng để lưu trữ.
• Bước 6: Lưu giữ toàn bộ hồ sơ gồm hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê (nếu có) và biên bản xác nhận với khách hàng để phục vụ kiểm tra khi cần.

2. Lưu ý để hạn chế sai sót hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hộ kinh doanh nên chú ý ngay từ khâu chuẩn bị và thao tác thực hiện. 

Trước tiên, cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn như tên khách hàng, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá và thuế suất trước khi bấm phát hành. Một bước rà soát đơn giản nhưng thực hiện đều đặn sẽ giúp tránh được nhiều rắc rối về sau.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết nối trực tiếp với máy tính tiền cũng là giải pháp hiệu quả, bởi hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ đơn bán hàng sang hóa đơn, giảm thiểu nguy cơ nhập sai số liệu thủ công.

 Đối với những hộ kinh doanh có nhiều nhân viên, nên phân công rõ ràng người lập hóa đơn và người kiểm tra, duyệt trước khi gửi cho khách. Cách làm này không chỉ hạn chế lỗi mà còn tạo tính chuyên nghiệp trong khâu bán hàng.

Ngoài ra, có thể thiết lập sẵn mẫu hóa đơn chuẩn với những thông tin cơ bản đã được cố định, chẳng hạn như tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, để mỗi lần lập hóa đơn chỉ cần bổ sung các thông tin thay đổi như tên khách hàng, số lượng hoặc đơn giá. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa giúp giảm đáng kể nguy cơ nhập sai dữ liệu. Khi kết hợp các biện pháp này, quy trình lập hóa đơn sẽ trở nên gọn gàng, chính xác và thuận tiện hơn cho cả người bán lẫn người mua.