Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

Quy định rõ nguyên tắc đăng ký và sử dụng tài khoản

Thông tư số 157/2025/TT-BTC quy định, ngoài các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước, các đối tượng đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, gồm: Các cơ quan thu ngân sách; các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ; các tổ chức ngân sách và các đơn vị dự toán cấp I, cấp trung gian phân bổ dự toán cho đơn vị sử dụng ngân sách; các chủ đầu tư có dự án đầu tư công thuộc ngân sách các cấp; các ban quản lý dự án được giao quản lý dự án đầu tư công; các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách…

Trước khi tham gia giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phải thông báo chữ ký số của các cá nhân liên quan thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn với từng chức danh tham gia và theo từng tài khoản giao dịch cụ thể trên môi trường điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

"Chữ ký số được thông báo để ký chức danh chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền (chữ ký thứ nhất); kế toán trưởng/phụ trách kế toán/người được phân công ký chức danh kế toán trưởng trên chứng từ kế toán hoặc người được ủy quyền (chữ ký thứ hai) trên các chứng từ chuyển tiền thực hiện trên môi trường điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia phải là chữ ký số tương ứng của người được Kho bạc Nhà nước chấp thuận ký chữ ký thứ nhất và ký chữ ký thứ hai trong hồ sơ đăng ký mở và sử dụng tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức", Thông tư số 157/2025/TT-BTC lưu ý.

Cũng theo Thông tư số 157/2025/TT-BTC, khi thực hiện phong tỏa hoặc tất toán tài khoản, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân và Kho bạc Nhà nước phải đối chiếu số liệu, xác nhận số dư đến ngày đối chiếu. Việc xử lý và chuyển số dư của tài khoản đến nơi khác thực hiện theo yêu cầu cụ thể được pháp luật cho phép của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân hoặc yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Thông tư yêu cầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức đăng ký tài khoản tại Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm rà soát số liệu, thực hiện đối chiếu với số liệu tại Kho bạc Nhà nước và gửi bản đối chiếu, bản xác nhận số dư tài khoản với Kho bạc Nhà nước hàng tháng, quý, năm tùy thuộc vào từng loại tài khoản hoặc đối chiếu đột xuất khi có yêu cầu theo mẫu biểu quy định.

Trường hợp cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng tài khoản và được Kho bạc Nhà nước chấp thuận, nhưng do yêu cầu quản lý, Kho bạc Nhà nước thay đổi tài khoản kế toán đã thông báo cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch thông báo bằng văn bản tài khoản kế toán mới cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân, đồng thời cập nhật tài khoản mới trên hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân và ghi lý do thay đổi.

Không được cho thuê, cho mượn tài khoản 

Thông tư số 157/2025/TT-BTC nêu rõ, chủ tài khoản được đề nghị Kho bạc Nhà nước nơi đăng ký sử dụng tài khoản đối chiếu số dư tài khoản định kỳ theo quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; được ủy quyền cho Kho bạc Nhà nước tự trích tài khoản thanh toán các khoản chi theo chế độ quy định; được quyền yêu cầu Kho bạc Nhà nước sao chụp tài liệu kế toán có liên quan theo quy định của pháp luật kế toán…

Tuy nhiên, Thông tư số 157 cũng quy định rõ, chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng số tiền trên tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân tại Kho bạc Nhà nước.

Chủ tài khoản có nhiệm vụ lập và gửi hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản đến Kho bạc Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân; chấp hành chế độ đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định tại Nghị định số 347/2025/NĐ-CP và Thông tư này.

"Trường hợp cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước thì xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính" Thông tư nêu rõ.

Cũng theo Thông tư số 157, chủ tài khoản sử dụng mã ĐVQHNS của mình trong hoạt động giao dịch về ngân sách từ khâu lập dự toán, tổng hợp và phân bổ dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách.

Đáng chú ý, Thông tư yêu cầu chủ tài khoản phải chấp hành đúng chế độ quản lý tài chính, tiền tệ của Nhà nước; kịp thời thông báo cho Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn trên tài khoản của mình hoặc nghi ngờ tài khoản của mình bị lợi dụng; hoàn trả hoặc phối hợp với Kho bạc Nhà nước hoàn trả các khoản tiền do sai sót, nhầm lẫn đã ghi "Có" vào tài khoản của mình.

Chủ tài khoản không được cho thuê, cho mượn tài khoản và phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại do sai sót hoặc bị lợi dụng, lừa đảo khi sử dụng tài khoản do lỗi của mình.