Đơn giản hóa mạnh mẽ thủ tục đăng ký hộ tịch

Bộ Tư pháp cho biết, Luật Hộ tịch năm 2026 đã tạo cơ sở pháp lý để chuyển đổi toàn diện hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch theo mô hình quản lý hiện đại, số hóa, liên thông và phục vụ.

Trong đó, đơn giản hóa mạnh mẽ thủ tục đăng ký hộ tịch theo hướng tăng cường đăng ký trực tuyến, liên thông dữ liệu, giảm giấy tờ, xác lập giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch điện tử, xác định nguyên tắc "người dân chỉ cung cấp thông tin một lần", các cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác, chia sẻ và sử dụng dữ liệu đã có để giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Luật Hộ tịch năm 2026 quy định 10 thủ tục đăng ký hộ tịch

Thứ nhất, thực hiện chủ trương tại Nghị quyết số 66-NQ/TW ngày 30/4/2025 của Bộ Chính trị về đổi mới công tác xây dựng và thi hành pháp luật đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới, quy định của Luật Tổ chức Quốc hội, Luật Hộ tịch năm 2026 quy định 10 thủ tục đăng ký hộ tịch, giao Chính phủ quy định 7 thủ tục đăng ký hộ tịch, giảm 22 thủ tục hành chính so với Luật Hộ tịch năm 2014. 

Bên cạnh đó, Luật Hộ tịch chỉ quy định thẩm quyền, đối tượng, phạm vi của từng thủ tục đăng ký hộ tịch, bao quát các trường hợp đăng ký hộ tịch ( bao gồm các trường hợp thông thường , đặc biệt, đăng ký hộ tịch trong nước và có yếu tố nước ngoài, đăng ký hộ tịch cho đối tượng yếu thế). 

Các quy định cụ thể về thành phần hồ sơ, thời hạn, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch - là những nội dung dễ thay đổi, biến động, Luật giao Chính phủ quy định chi tiết, theo nguyên tắc giấy tờ là thành phần hồ sơ thuộc loại giấy tờ/thông tin đã khai thác được trong các cơ sở dữ liệu thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải chủ động khai thác, người dân không phải nộp, xuất trình hoặc cung cấp lại, rút ngắn và bảo đảm khả thi về thời hạn giải quyết, trả kết quả đăng ký hộ tịch.

Nhiều phương thức thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch

Thứ hai, về phương thức thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch, dù thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ, nhưng Luật vẫn quy định các phương thức thực hiện truyền thống (nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền, gửi hồ sơ qua hệ thống dịch vụ bưu chính) bởi vì một bộ phận người dân ở địa bàn còn khó khăn về internet, về điều kiện tiếp cận (như hộ nghèo, hộ cận nghèo...) hoặc kỹ năng số còn hạn chế (như đồng bào dân tộc thiểu số, người cao tuổi...) chỉ có thể thực hiện TTHC theo phương thức truyền thống này. 

Việc quy định nhiều phương thức là để người dân có nhiều cơ hội lựa chọn và bảo đảm thực hiện quyền của mình tốt nhất. 

Luật giao Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký hộ tịch trực tuyến theo hướng bảo đảm thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến đối với tất cả các thủ tục, trực tuyến toàn trình đối với hầu hết các thủ tục, trừ thủ tục đăng ký kết hôn, giám hộ - là việc hộ tịch có điều kiện, cần thể hiện rõ sự tự nguyện, khả năng đáp ứng của các bên. Theo đó, Điều 10 Luật Hộ tịch quy định:

"1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có quyền lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

2. Thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử được trả kết quả là bản giấy và bản điện tử.

Thủ tục đăng ký hộ tịch khác được trả kết quả là bản điện tử; kết quả là bản giấy chỉ trả khi người đăng ký hộ tịch có yêu cầu.

3. Người đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả là bản giấy qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý hộ tịch, trừ trường hợp đăng ký kết hôn thì nhận trực tiếp Giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan đăng ký hộ tịch".

Tăng cường liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch với các thủ tục liên quan

Thứ ba, Luật bổ sung quy định về tăng cường liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch với các thủ tục liên quan, bảo đảm người dân chỉ cung cấp thông tin một lần; cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm khai thác dữ liệu điện tử, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu liên quan, phù hợp với mức độ đáp ứng của cơ sở dữ liệu, không yêu cầu người dân phải nộp, xuất trình hoặc tải lên giấy tờ là thành phần hồ sơ, trừ trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác, nhằm thể chế hóa chủ trương cải cách TTHC, tăng cường trách nhiệm của cơ quan nhà nước, lấy người dân làm trung tâm phục vụ và thúc đẩy chuyển đổi số (khoản 6, 7 Điều 3).

Quy định này cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc chủ động khai thác dữ liệu, bảo đảm nguyên tắc "cung cấp thông tin một lần", đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước.

Chỉ lập sổ giấy đối với việc đăng ký kết hôn để phù hợp với đặc thù, truyền thống

Thứ tư, để phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số, Luật quy định Sổ hộ tịch gồm sổ hộ tịch giấy và sổ hộ tịch điện tử được lưu trữ vĩnh viễn để xác nhận, ghi hoặc cập nhật sự kiện, thông tin hộ tịch. 

Sổ hộ tịch điện tử được lập đối với tất cả các loại việc hộ tịch và chỉ lập sổ giấy đối với việc đăng ký kết hôn để phù hợp với đặc thù, truyền thống: hai bên nam nữ phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để khẳng định sự tự nguyện và trực tiếp ký vào Sổ đăng ký kết hôn, Giấy chứng nhận kết hôn trước sự chứng kiến của đại diện cơ quan đăng ký hộ tịch (Luật Hộ tịch năm 2014 yêu cầu mở sổ giấy đối với tất cả các loại việc về hộ tịch). Quy định này cũng phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, tương tự như nhiều nước trong khu vực và trên thế giới (Pháp, CHLB Đức, Nhật Bản, Trung Quốc, hầu hết các quốc gia Đông Nam Á…).

Về giấy tờ hộ tịch, Luật quy định giấy tờ hộ tịch là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp khi giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, gồm Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử, văn bản xác nhận hộ tịch, bảo đảm đúng tính chất quan trọng của việc khai sinh, kết hôn, khai tử.

Việc cấp giấy tờ hộ tịch (bản điện tử, bản giấy, bản chính, bản sao) giao Chính phủ quy định cụ thể theo hướng: tất cả các giấy tờ hộ tịch đều cấp bản điện tử; chỉ mặc nhiên cấp bản giấy đối với các giấy tờ hộ tịch thiết yếu, quan trọng (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử); các loại việc khác sẽ cấp bản giấy khi có yêu cầu của người dân.