Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động khi doanh nghiệp mất khả năng đóng

Đối tượng áp dụng

Người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024 theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP .

Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024, bao gồm: (1) Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện; (2) Đang hưởng chế độ hưu trí; (3) Đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động); (4) Đã hưởng BHXH một lần.

Căn cứ xác nhận

Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động: Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc gồm: tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia BHXH; thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH chưa được xác nhận; tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc).

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Nộp hồ sơ:

Người lao động hoặc thân nhân của người lao động trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh quản lý đơn vị hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính.

Hồ sơ gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH);

Xử lý hồ sơ:

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.

Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia: Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định.

Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; BHXH tỉnh lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.

Thời hạn xác nhận

Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động.

Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng BHXH: thời hạn không quá 45 ngày.

Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo./.