Hướng dẫn, hỗ trợ các địa phương quản lý công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp bộ máy

Kế hoạch nêu rõ, thực hiện Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình chính quyền địa phương hai cấp, Bộ Nội vụ triển khai hướng dẫn và hỗ trợ các địa phương trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ.

Việc này nhằm tăng cường trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ về văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc trong bối cảnh sắp xếp, tổ chức bộ máy.

Bộ Nội vụ sẽ trực tiếp đôn đốc, hướng dẫn và hỗ trợ địa phương thực hiện các nhiệm vụ cấp bách để quản lý công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ khi sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp.

Tiếp nhận, trả lời, hướng dẫn, giải đáp các nội dung liên quan

Trong suốt quá trình thực hiện Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì tiếp nhận, trả lời, hướng dẫn, giải đáp các nội dung của Văn bản số 414/BNV-VTLTNN và Văn bản số 851/BNV-CVT

Tổ chức các buổi làm việc hướng dẫn các địa phương thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

 Từ ngày 08/4/2025 đến ngày 31/5/2025, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức các đoàn công tác của Bộ Nội vụ trực tiếp đến làm việc với các địa phương và hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp.

Đối với công tác văn thư, quản lý tài liệu lưu trữ nói chung theo Văn bản số 414/BNV-VTLTNN:

+ Hướng dẫn các nội dung, tiêu chí xây dựng phương án tổ chức lại Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, trình cấp có thẩm quyền thẩm định và tổ chức thực hiện.

+ Hướng dẫn cách thức thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có.

+ Hướng dẫn cách thức đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động và quản lý tập trung, thống nhất, an toàn tài liệu theo từng phông lưu trữ.

+ Hướng dẫn cách thức bố trí phòng kho, trang thiết bị, điều kiện cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.

+ Hướng dẫn các yêu cầu đối với lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

+ Hướng dẫn cách thức thu, nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

+ Hướng dẫn đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) xác định phạm vi, khoanh vùng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính để thực hiện bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

+ Hướng dẫn các cơ quan bố trí nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

+ Hướng dẫn Lưu trữ lịch sử thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ theo Văn bản số 851/BNV-CVT

+ Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.

+ Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan trên cơ sở hướng dẫn tại Văn bản số 851/BNV-CVT

Vụ Chính quyền địa phương chủ trì tham mưu đưa nội dung tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh vào Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.