Quy định về thu nhận, kết nối, chia sẻ, lưu trữ và bảo mật dữ liệu học bạ số

Tại Chương V Nghị định 70/2026/TT-BGDĐT Quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã nêu rõ nội dung liên quan đến thu nhận, kết nối, chia sẻ, lưu trữ và bảo mật dữ liệu học bạ số. 

Nguồn thu nhận dữ liệu học bạ số

1. Dữ liệu học bạ số của người học được thu nhận từ các nguồn sau đây:

a) Hệ thống thông tỉn, cơ sở dữ liệu của cơ sở giáo dục nơi người học đang theo học hoặc đã theo học;

b) Hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý giáo dục theo phân cấp;

c) Dữ liệu được đồng bộ, chuyển tiếp từ cơ sở giáo dục khác trong trường hợp người học chuyển trường, tiếp nhận học sinh;

d) Các nguồn dữ liệu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Điều kiện thu nhận dữ liệu học bạ số

2. Việc thu nhận dữ liệu học bạ số phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Đúng nguồn dữ liệu, đúng thẩm quyền, đúng đối tượng;

b) Dữ liệu được kiểm tra, đối chiếu, xác thực trước khi ghi nhận chính thức vào hệ thống;

c) Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, thống nhất và khả năng truy xuất nguồn gốc của dữ liệu;

d) Có lưu vết quá trình thu nhận dữ liệu;

đ) Bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

3. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm tổ chức thu nhận đầy đủ, kịp thời dữ liệu học bạ số của người học thuộc phạm vi quản lý; trường hợp người học chuyển đến từ cơ sở giáo dục khác thì phải thực hiện việc tiếp nhận, đối chiếu, cập nhật và đồng bộ dữ liệu học bạ số để bảo đảm tính liên tục của quá trình học tập.

4. Cơ quan quản lý giáo dục có trách nhiệm tổ chức thu nhận dữ liệu học bạ số theo phân cấp quản lý, bảo đảm khả năng tích hợp, đồng bộ với hệ thống dữ liệu ngành giáo dục và Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo.

5. Dữ liệu học bạ số chỉ được đưa vào khai thác, chia sẻ, lưu trữ chính thức sau khi hoàn thành việc thu nhận, kiểm tra, đối chiếu và xác thực theo quy định.

Kết nối dữ liệu học bạ số

1. Dữ liệu học bạ số tại các cơ sở giáo dục phải được kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo theo chuẩn dữ liệu và chuẩn kỹ thuật theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Dữ liệu học bạ số phải bảo đảm khả năng tích hợp, khai thác trên Nền tảng số giáo dục quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các hệ thống thông tin có liên quan theo quy định của pháp luật.

3. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu đối với kết nối dữ liệu học bạ số gồm:

a) Sử dụng chuẩn định dạng mở;

b) Có mã định danh thống nhất và duy nhất;

c) Có cơ chế xác thực, phân quyền, kiểm soát truy cập;

d) Có khả năng lưu vết, kiểm tra tình trạng dữ liệu;

đ) Bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình truyền, nhận và đồng bộ dữ liệu;

e) Có khả năng đồng bộ theo thời gian thực hoặc theo chu kỳ.

4. Cấu trúc dữ liệu, chuẩn trao đổi dữ liệu, yêu cầu kết nối, đồng bộ và kiểm tra trạng thái dữ liệu học bạ số theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Chia sẻ dữ liệu học bạ số

1. Việc chia sẻ dữ liệu học bạ số phải bảo đảm đúng thẩm quyền, đúng mục đích, đúng đối tượng và chỉ chia sẻ phần dữ liệu cần thiết.

2. Chia sẻ dữ liệu học bạ số giữa cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục và cơ quan, tổ chức có liên quan được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức có liên quan và theo quy định của pháp luật, theo sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Việc chia sẻ dữ liệu học bạ số phải có cơ chế xác thực, phân quyền, ghi nhận lịch sử chia sẻ và lịch sử khai thác.

4. Cơ quan, tổ chức nhận dữ liệu học bạ số không được sử dụng dữ liệu ngoài mục đích tiếp nhận, không được chuyển giao trái phép cho bên thứ ba.

5. Trường hợp chia sẻ dữ liệu cho tổ chức, cá nhân ngoài phạm vi cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục thì phải có căn cứ pháp lý hoặc sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Lưu trữ dữ liệu học bạ số

1. Dữ liệu học bạ số của người học phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ, liên tục, có hệ thống và bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác, xác thực trong suốt quá trình học tập và sau khi người học kết thúc quá trình học tập theo quy định của pháp luật.

2. Thời hạn lưu trữ dữ liệu học bạ số thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và các quy định khác có liên quan.

Nguyên tắc lưu trữ dữ liệu học bạ số

3. Dữ liệu học bạ số phải được lưu trữ theo nguyên tắc:

a) Bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực, tính sẵn sàng và khả năng truy xuất;

b) Không bị mất mát, hư hỏng, sai lệch hoặc truy cập trái phép;

c) Có cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu và bảo đảm hoạt động liên tục của hệ thống;

d) Có lưu vết quá trình tạo lập, cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và chia sẻ dữ liệu;

đ) Phù hợp với quy định của pháp luật về lưu trữ, dữ liệu, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

4. Cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục có trách nhiệm tổ chức lưu trữ dữ liệu học bạ số thuộc phạm vi quản lý; thực hiện sao lưu định kỳ, kiểm tra tính đầy đủ, khả năng truy cập và khả năng phục hồi dữ liệu.

5. Trường hợp dữ liệu học bạ số được chỉnh sửa theo đúng thẩm quyền thì hệ thống phải lưu trữ đồng thời dữ liệu đã được cập nhật và lịch sử thay đổi dữ liệu để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

6. Việc lưu trữ dữ liệu học bạ số phải bảo đảm kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật./.