Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Hướng dẫn điền bộ biểu Excel

1

Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai; đối chiếu danh mục VTVL được nhập trước

Biểu A1; danh mục C1 đã có

Nhiệm vụ có mã, căn cứ, nguồn và trạng thái

2

Xác định công việc, công đoạn, sản phẩm

Biểu A2

Công việc gắn nhiệm vụ và vị trí việc làm

3

Xác định sản lượng, thời gian và giờ bổ sung của phần việc áp dụng PP2

Biểu B1

Giờ lao động ban đầu đủ điều kiện

4

Xác định tác động số hóa, thuê dịch vụ, tự chủ, xã hội hóa

Biểu B2

Giờ giảm, giờ mới và tác động ròng có bằng chứng

5

Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm và khung năng lực trên dữ liệu đã nhập

Biểu C1, C2

Danh mục và yêu cầu năng lực

6

Xác định nhu cầu theo PP1, PP2, PP3

Biểu C3

Người quy đổi, số người cần bố trí và giải trình

7

Đối chiếu nhân lực và lập phương án 2027–2031

Biểu D1, D2

Phương án theo từng năm; bảng phân bổ giờ kiêm nhiệm và thuyết minh năm khi phát sinh

8

Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả

Hồ sơ và chức năng quản lý, tổng hợp

Kết quả đã xác nhận, danh sách nội dung cần xử lý

A

Mã nhiệm vụ

Mã ổn định của nhiệm vụ. Ưu tiên giữ mã nguồn/mã đã xác nhận; nhiệm vụ mới dùng mã tạm theo hướng dẫn của cơ quan tổng hợp.

Dữ liệu nguồn nhiệm vụ; hồ sơ theo các Công văn số 1972-CV/BTCTW, 2209-CV/BTCTW, 2342-CV/BTCTW của Ban Tổ chức Trung ương.

Giữ mã loại nhiệm vụ; gắn mã cơ quan và kỳ khi đối chiếu, tổng hợp. Đơn vị đề xuất mã tạm, đầu mối xác nhận; không đổi theo thứ tự dòng.

Kế thừa/nhập

Không dùng số hồ sơ hoặc số lần thực hiện làm mã nhiệm vụ mới.

B

Tên nhiệm vụ

Tên đầy đủ, đúng nội dung nhiệm vụ theo văn bản có hiệu lực.

Văn bản chức năng, nhiệm vụ; dữ liệu nguồn nhiệm vụ.

Giữ nguyên tên đã xác nhận; chỉ chỉnh khi có căn cứ mới.

Kế thừa/nhập

Không ghi chung "thực hiện nhiệm vụ khác" nếu chưa làm rõ công việc thực tế.

C

Cơ quan

Tên cơ quan/đơn vị trực tiếp thực hiện nhiệm vụ.

Văn bản tổ chức; dữ liệu nguồn.

Ghi thống nhất tên cơ quan; mã cơ quan quản lý tại thông tin chung của tệp và hồ sơ đối chiếu; không dùng mã đơn vị hành chính thay mã cơ quan.

Kế thừa/nhập

Ngành dọc tổng hợp theo cơ quan quản lý biên chế; tránh cộng trùng với địa phương.

D

Căn cứ

Văn bản, điều/khoản hoặc quyết định làm căn cứ giao nhiệm vụ. Dẫn số, ký hiệu, điều/khoản hoặc đường dẫn tài liệu; chỉ cung cấp bản gốc khi đầu mối yêu cầu kiểm chứng

Văn bản có hiệu lực.

Ghi số, ký hiệu, ngày, điều/khoản và địa chỉ lưu. Chưa đủ căn cứ thì để trống phần chưa có, nêu rõ nội dung cần bổ sung tại cột G; không sửa trạng thái nhiệm vụ để thay trạng thái kiểm chứng.

Nhập

Không tự suy diễn căn cứ.

E

Kỳ

Kỳ số liệu hoặc thời điểm chốt áp dụng của bản ghi.

Thông báo kỳ chốt của cơ quan có thẩm quyền.

Ghi thống nhất theo kỳ chung; số thực tế, ước tính, dự báo phải tách theo kỳ.

Nhập

Không trộn kỳ 12 tháng 01/10/2025–30/9/2026 với kỳ ngắn hơn; dữ liệu thiếu kỳ phải giải trình.

F

Trạng thái

Tình trạng của nhiệm vụ sau rà soát: tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao hoặc không còn thực hiện.

Đối chiếu văn bản hiện hành và văn bản phân cấp/chuyển giao.

Chọn đúng tình trạng nhiệm vụ. Khi chuyển giao, dẫn hồ sơ có thời điểm, bên giao, bên nhận và phần việc còn lại; giữ giờ thực tế hợp lệ, sản phẩm hoàn thành chỉ tổng hợp một lần.

Nhập

Không dùng "0" để thay cho "chưa xác định/chờ xác nhận".

G

Nguồn

Địa chỉ truy vết dữ liệu: công văn/tệp/trang tính/ô hoặc hồ sơ xác nhận.

Hồ sơ nguồn.

Ghi đủ để người kiểm tra tìm lại bản ghi; có thể dùng tên tệp + trang/ô.

Nhập

Bắt buộc đối với dữ liệu dùng cho tổng hợp chính thức.

A

Mã công việc

Mã ổn định của công việc hoặc phần việc thuộc trách nhiệm một VTVL, cùng truy về nhiệm vụ gốc.

Do cơ quan/đơn vị lập theo quy tắc mã chung.

Một mã công việc/phần việc gắn một VTVL trong A2. Khi nhiều VTVL cùng tham gia, tạo mã phần việc riêng và giữ liên kết nhiệm vụ gốc.

Nhập

Không tạo mã nhiệm vụ hoặc VTVL mới chỉ vì chia phần việc; không tạo mã mới cho từng lượt hồ sơ.

B

Mã nhiệm vụ

Mã nhiệm vụ gốc mà công việc phục vụ.

Biểu A1.

Chọn/ghi đúng mã đã có ở A1.

Kế thừa/liên kết

Một công việc phải truy về được nhiệm vụ gốc.

C

Mã VTVL

Mã VTVL thực hiện phần việc của dòng, kế thừa từ C1 đã được nhập trước.

Biểu C1 hoặc danh mục VTVL đã phê duyệt.

Ghi mã VTVL phù hợp; nếu là vị trí đề xuất thì phải ghi trạng thái đề xuất ở C1.

Nhập/liên kết

Không tạo VTVL chỉ vì có thêm một công đoạn.

D

Tên công việc

Hoạt động cụ thể cần làm để hoàn thành nhiệm vụ.

Phân tích nhiệm vụ, quy trình nghiệp vụ.

Viết bằng động từ + đối tượng/kết quả, đủ rõ để xác định sản phẩm.

Nhập

Không ghi lại nguyên tên nhiệm vụ nếu chưa phân rã.

E

Sản phẩm

Kết quả có thể nhận diện, kiểm tra của công việc.

Hồ sơ, quy trình, kế hoạch công tác.

Ghi sản phẩm chính hoặc phần sản phẩm thuộc trách nhiệm của cơ quan.

Nhập

Có thể thống kê sản lượng tham gia từng phần việc để tính giờ; không cộng thành số sản phẩm hoàn thành nếu cùng một hồ sơ.

F

Đơn vị tính

Đơn vị dùng để thống kê sản lượng của sản phẩm.

Quy định/định mức chuyên ngành hoặc cách đo thống nhất.

Ví dụ: hồ sơ, báo cáo, đề án, cuộc kiểm tra, phiên họp, ca khám...

Nhập

Dùng cùng đơn vị cho công việc tương đồng để so sánh.

G

Chất lượng

Yêu cầu chất lượng/điều kiện nghiệm thu, đúng hạn, đúng thẩm quyền.

Quy định chuyên ngành, quy trình nghiệp vụ.

Ghi tiêu chí ngắn gọn có thể kiểm tra.

Nhập khi có

Không dùng điểm đánh giá cá nhân làm hệ số biên chế.

H

Căn cứ (nguồn)

Nguồn xác định công việc, sản phẩm và trách nhiệm.

Văn bản/quy trình/hồ sơ công tác.

Ghi tên nguồn hoặc địa chỉ tệp/trang/ô.

Nhập

Ưu tiên nguồn đã xác nhận.

A

Mã công việc

Mã công việc cần đo khối lượng/thời gian; chọn từ danh sách mã công việc ở A2.

Biểu A2.

Chọn mã đã có tại A2 cột A. Công việc nhiều VTVL tham gia phải tách mã phần việc tại A2 trước; B1 ghi từng mã tương ứng.

Chọn

Không nhập công việc chưa có trong A2.

B

Mã VTVL

Mã VTVL tự tra từ A2 theo mã công việc ở cột A.

A2/C1.

Không nhập; sửa ở A2 nếu sai.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Mỗi mã phần việc trả về một VTVL; lặp cùng mã ở B1 không phân bổ được giờ sang vị trí khác.

C

Số SP/năm

Số lượng sản phẩm thực tế trong kỳ/năm của phần việc.

Phần mềm nghiệp vụ, sổ/hồ sơ, báo cáo đã xác nhận.

Ghi sản lượng thực tế kỳ 01/10/2025–30/9/2026. Số ước lượng hoặc chưa đủ kỳ phải giải trình và xác nhận; dự báo năm sau theo bảng thuyết minh D2.

Nhập

Không nhân cơ học kỳ ngắn lên 12 tháng khi chưa có căn cứ.

D

Trung bình phút/SP (đo thực tế)

Thời gian lao động trung bình, tính bằng phút cho một sản phẩm/phần việc; xác định theo định mức, khảo sát hoặc ước lượng có căn cứ.

Phiếu đo thực tế, định mức, tài liệu chuyên ngành.

Ghi số phút có nguồn. Nếu có chuẩn hợp lệ thì dùng chuẩn; khác chuẩn phải có giải trình và xác nhận chấp nhận theo thẩm quyền.

Nhập khi có

Không lấy thời hạn giải quyết hồ sơ; không thay thời gian chuẩn đã xác nhận bằng số tự ước.

E

Giờ bổ sung (công việc liên quan)

Giờ công việc bổ trợ cho sản phẩm chưa tính trong phút/SP (báo cáo, giải trình, in ấn, ban hành, hướng dẫn triển khai...).

Lịch công tác, kế hoạch, ghi nhận thực tế.

Ghi tổng giờ trong kỳ của phần chưa tính trong phút/SP; không phát sinh và đã xác nhận thì ghi 0. Công việc chỉ đo được tổng giờ xử lý theo hướng dẫn sau bảng.

Nhập khi có

Mỗi phần thời gian chỉ tính một lần.

F

Giờ SP (tính)

Giờ SP = Số SP (C) × Phút/SP dùng để tính (P) ÷ 60; chỉ tính khi cột R báo ĐẠT.

Cột C và P; cột P lấy thời gian chuẩn đã xác nhận hoặc thời gian thực đo đủ căn cứ.

Cột tính; không nhập đè. Nếu bản Excel phát hành chưa có công thức, báo cơ quan chủ trì.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không tự sửa kết quả tính.

G

Giờ tổng (tính)

Giờ tổng = Giờ SP (F) + Giờ bổ sung (E).

Cột E và F.

Cột tính; không nhập đè.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Chưa trừ tác động số hóa/thuê dịch vụ ở bước này nếu dùng cách "trước thay đổi, có điều chỉnh".

H

Nguồn SL

Nguồn xác nhận số lượng sản phẩm.

Phần mềm/hồ sơ/báo cáo.

Ghi tên nguồn, kỳ, phạm vi và người/bộ phận xác nhận; bắt buộc với dữ liệu dùng chính thức.

Nhập

Thiếu nguồn thì trạng thái phải là chưa kiểm chứng.

I

Nguồn thời gian

Nguồn thời gian bắt buộc khi sử dụng chính thức: văn bản định mức hoặc hồ sơ khảo sát, ước lượng có phương pháp và xác nhận.

Định mức, phiếu khảo sát, hồ sơ đo thời gian.

Ghi số, ngày, điều/khoản hoặc mã hồ sơ khảo sát; cách đo/ước lượng, phạm vi, người hoặc cơ quan xác nhận.

Nhập

Không dùng số thời gian không có căn cứ.

J

Trạng thái căn cứ thời gian

Căn cứ của thời gian: (1) Có định mức; (2) Kiểm đếm, ước lượng thực tế.

Kết quả kiểm tra chuyên môn.

Chọn 1 trong 2 giá trị của danh sách.

Chọn

Đây là loại căn cứ, không phải trạng thái kiểm chứng. Cả định mức và số khảo sát/ước lượng đều phải truy nguồn khi dùng chính thức.

K

Kỳ

Kỳ số liệu của sản lượng và thời gian.

Thông báo kỳ chung.

Ghi thống nhất, cùng cơ sở với B2/C3.

Nhập

Không trộn số liệu khác kỳ trong một phép tính.

L

Mã SP trong danh mục

Mã sản phẩm tương ứng trong danh mục chuẩn để tra nhóm và phút chuẩn.

DM_SAN_PHAM cột A.

Nhập hoặc chọn đúng mã có trong danh mục; nếu chưa có mã thì để trống và nêu nguồn đo thực tế.

Nhập khi có mã

Không tự đặt mã chuẩn hoặc dùng mã chưa được xác nhận như mã hợp lệ.

M

Nhóm (tự tra)

Nhóm I–VI của sản phẩm nếu áp dụng, lấy từ danh mục.

DM_SAN_PHAM cột D.

Đọc kết quả công thức theo mã L; không gõ, không sửa.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không tự phân nhóm theo ngạch, bậc, tiền lương.

N

Phút/SP chuẩn (tự tra)

Thời gian tham chiếu chuẩn của sản phẩm.

DM_SAN_PHAM cột E.

Đọc kết quả tra cứu; nếu danh mục chưa có chuẩn hợp lệ thì không coi số trống/0 là định mức.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Chỉ sử dụng thời gian được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

O

Xác nhận chuẩn (tự tra)

Trạng thái xác nhận của thời gian chuẩn.

DM_SAN_PHAM cột G.

Theo dõi tình trạng trả về từ danh mục theo mã sản phẩm.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Chưa xác nhận thì không dùng kết quả làm chuẩn chính thức.

P

Phút/SP dùng để tính

Phút/SP đưa vào tính: ưu tiên phút chuẩn đã xác nhận ở Danh mục sản phẩm (khi không có giải trình khác chuẩn ở S); nếu không thì lấy cột D.

Mã L, thời gian D, dữ liệu chuẩn N–O.

Đọc số công thức chọn; kiểm tra nguồn, hiệu lực và phạm vi. Nếu có giải trình khác chuẩn tại S, phải có xác nhận trước khi dùng số D cho kết quả chính thức.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không tính khi thiếu căn cứ, không đồng thời cộng cả chuẩn và thực đo.

Q

Nguồn thời gian dùng tính

Cho biết thời gian lấy từ định mức trong danh mục, văn bản định mức (cột I) hay ước lượng thực tế.

D, I, N, O, P.

Đọc chỉ dẫn do công thức sinh; đối chiếu với nguồn tại I và danh mục.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không sửa kết quả để che giấu nguồn không được xác nhận.

R

Cảnh báo dữ liệu

THIẾU MÃ VTVL / THIẾU SẢN LƯỢNG / CHƯA CHỌN TRẠNG THÁI / THIẾU NGUỒN ĐỊNH MỨC / THIẾU THỜI GIAN / ĐẠT. Chỉ dòng ĐẠT được chuyển sang C3.

Kiểm tra các trường B1 và danh mục sản phẩm.

Đọc, xử lý tại cột dữ liệu nguồn, không sửa nội dung cảnh báo.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Excel đã kiểm tra nguồn sản lượng (H), kỳ (K) và nguồn thời gian (I) theo các trường hợp được thiết kế. Chỉ sử dụng dòng đáp ứng điều kiện kỹ thuật và đã xác nhận nghiệp vụ; trường hợp khác mức chuẩn phải có căn cứ chấp nhận.

S

Giải trình khác chuẩn

Lý do sử dụng thời gian thực tế khác mức chuẩn, điều kiện áp dụng và xác nhận.

Phiếu khảo sát, khác biệt quy trình, tài liệu chuyên môn.

Ghi lý do, khác biệt quy trình, số liệu, phạm vi và mã hồ sơ chấp nhận theo thẩm quyền. Có nội dung tại S không tự đồng nghĩa được phép thay chuẩn.

Nhập khi phát sinh

Không tự thay chuẩn hoặc đặt hệ số riêng.

A

Mã công việc

Mã công việc chịu tác động; chọn từ A2.

A2/B1.

Ghi đúng mã công việc.

Chọn

Tác động phải gắn với công việc đã xác định.

B

Mã VTVL

Mã VTVL tự lấy từ A2 theo mã công việc/phần việc ở cột A.

A2/C1.

Không nhập; sửa liên kết mã phần việc tại A2 nếu sai.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Tránh ghi tác động của vị trí khác.

C

Loại tác động

Loại thay đổi: số hóa/cải tiến quy trình; thuê dịch vụ/đặt hàng; tự chủ/xã hội hóa; hoặc công việc mới phát sinh.

Thực tế triển khai và văn bản/hợp đồng liên quan.

Chọn: Số hóa; Cải tiến quy trình; Thuê dịch vụ/đặt hàng; Tự chủ; Xã hội hóa; Công việc mới phát sinh.

Chọn

"Có thể" số hóa/thuê dịch vụ không đồng nghĩa "đã thực hiện".

D

Công đoạn

Phần cụ thể của công việc bị thay đổi.

Quy trình trước/sau.

Mô tả ngắn gọn công đoạn.

Nhập

Chỉ tính phần thực tế thay đổi.

E

SP áp dụng

Số sản phẩm thực tế áp dụng thay đổi trong kỳ.

Hệ thống/hợp đồng/hồ sơ xác nhận.

Ghi sản lượng thực tế áp dụng trong cùng kỳ và phần việc; không vượt sản lượng tương ứng ở B1. Nếu phạm vi khác phải giải trình, đối chiếu trước khi tính.

Nhập

Không dùng tổng sản phẩm nếu chỉ một phần áp dụng.

F

Phút trước

Phút lao động trực tiếp cho 01 SP trước thay đổi.

Số đo/định mức trước thay đổi.

Ghi cùng phạm vi với cột G.

Nhập khi dùng cách trước/sau

Không dùng thời hạn giải quyết.

G

Phút sau

Phút lao động trực tiếp cho 01 SP sau thay đổi.

Số đo thực tế sau thay đổi.

Ghi cùng đơn vị/phạm vi với cột F.

Nhập khi dùng cách trước/sau

Nếu B1 đã dùng phút sau thay đổi thì không trừ lại phần tiết kiệm.

H

Giờ giảm trực tiếp

Số giờ lao động giảm của công đoạn theo khối lượng thực tế áp dụng.

Cột E, F, G.

Theo logic: SP áp dụng × (Phút trước − Phút sau) ÷ 60; chỉ dùng khi dữ liệu đủ căn cứ.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Nếu phút sau lớn hơn phút trước, H không tính giảm; xác định phần tăng có căn cứ tại I nếu chưa nằm trong B1. Không bỏ sót hoặc tính hai lần.

I

Giờ việc mới

Giờ mới hoặc giờ tăng do thay đổi, chưa nằm trong B1: quản trị dữ liệu, vận hành, bảo mật, giám sát dịch vụ hoặc phần thời gian tăng có căn cứ.

Hồ sơ thực tế, đo thời gian.

Ghi tổng giờ mới chưa nằm trong B1.

Nhập khi có

Không cộng trùng giờ định kỳ B1.

J

Nguồn/bằng chứng

Nguồn chứng minh tác động đã xảy ra.

Quyết định, hợp đồng, nghiệm thu, nhật ký hệ thống, khảo sát thời gian.

Ghi đủ để truy vết.

Nhập

Thiếu nguồn thì không đưa vào tác động đã kiểm chứng.

K

Kỳ

Kỳ phát sinh/đo tác động.

Thông báo kỳ chung.

Ghi thống nhất với B1.

Nhập

Không trộn khác kỳ.

L

Cơ sở B1

Cho biết B1 đang dùng số trước thay đổi có điều chỉnh hay số đã đo sau thay đổi.

Cách lập B1.

Chọn: "Trước thay đổi, có điều chỉnh" (giờ giảm sẽ được trừ) hoặc "Đã đo sau thay đổi (không trừ)".

Chọn

Đây là trường bắt buộc khi có tác động.

M

Trạng thái

Tình trạng của dòng tác động: Đã kiểm chứng / Chưa kiểm chứng / Ước lượng tham khảo.

Kết quả xác nhận chuyên môn.

Số ước lượng chưa có cơ sở chọn "Ước lượng tham khảo": chỉ dùng tham khảo xu hướng, không vào phép tính.

Chọn

Chỉ dòng đủ nguồn, kỳ, phạm vi mới được tính hợp lệ.

N

Giờ giảm hợp lệ

Phần giờ giảm được chấp nhận sau kiểm tra nguồn/trạng thái và loại trùng.

Cột H, L, M và kiểm tra.

Cột tính/tổng hợp; không nhập đè.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Có thể thấp hơn giờ giảm trực tiếp nếu chưa đủ điều kiện.

O

Giờ tăng hợp lệ

Phần giờ việc mới được chấp nhận sau kiểm tra.

Cột I, M và nguồn.

Cột tính/tổng hợp; không nhập đè.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Chỉ tính giờ mới chưa nằm trong B1.

P

Kiểm tra

Thông báo lỗi/cảnh báo về dòng tác động.

Điều kiện kiểm tra của bộ biểu Excel.

Không nhập tay; xử lý lỗi tại các cột nguồn.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Excel cảnh báo một số trường hợp sai phạm vi, số sản phẩm áp dụng vượt phần B1 và trùng tác động theo điều kiện đã thiết kế; vẫn phải đối chiếu nghiệp vụ giữa các công đoạn, các loại tác động, giờ gốc và kỳ. "ĐẠT" không thay xác nhận.

Q

Kinh phí trước

Giá trị kinh phí trước thay đổi khi cần theo dõi; nguồn kinh phí nêu tại J.

Tài chính/kế toán, quyết định giao dự toán.

Ghi số tiền, đơn vị triệu đồng và kỳ; nguồn, phạm vi chi dẫn tại J. Chưa có dữ liệu thì để trống và nêu rõ.

Nhập khi có

Không quy đổi trực tiếp tiền thành giờ lao động.

R

Kinh phí sau

Nguồn/kinh phí sau thay đổi.

Tài chính/kế toán, hợp đồng/quyết định.

Ghi số tiền cùng đơn vị triệu đồng, kỳ và phạm vi với Q; nguồn chi dẫn tại J.

Nhập khi có

Đổi nguồn chi không mặc nhiên làm giảm nhu cầu nhân lực.

S

Đối chiếu trùng/phạm vi (cán bộ xác nhận)

Xác nhận đã kiểm tra để loại trừ tác động trùng theo mã công việc, loại tác động, công đoạn và kỳ.

Công đoạn, hồ sơ, kết quả kiểm tra.

Chọn "Đã đối chiếu" sau khi kiểm tra cùng mã phần việc, công đoạn, kỳ và phạm vi, kể cả tác động thuộc loại khác. Chưa hoàn tất chọn "Chờ đối chiếu".

Nhập/xác nhận

Chỉ dòng đủ căn cứ, đã đối chiếu và cột P báo "ĐẠT" mới được cộng vào B2.

A

Mã VTVL

Mã VTVL theo danh mục/quyết định có thẩm quyền; mã đề xuất phải ghi riêng.

dữ liệu nguồn vị trí việc làm; quyết định phê duyệt.

Giữ mã đã có; không tạo vị trí mới do đổi người hoặc chia nhỏ công đoạn.

Kế thừa/nhập

VTVL đề xuất chưa được coi là VTVL đã phê duyệt.

B

Tên VTVL

Tên VTVL theo quyết định/danh mục.

Quyết định phê duyệt.

Ghi nguyên tên chính thức.

Kế thừa/nhập

Không lấy tên người đang giữ vị trí làm tên VTVL.

C

Loại nhân lực

Phân loại cán bộ/công chức/viên chức hoặc chế độ nhân sự khác theo quy định.

Quy định pháp lý và loại hình đơn vị.

Ghi đúng chế độ nhân sự.

Nhập

Không phân loại chỉ theo nguồn trả lương.

D

Quyết định

Số, ký hiệu quyết định/danh mục phê duyệt VTVL.

Hồ sơ VTVL có thẩm quyền.

Ghi số, ký hiệu, ngày ban hành hoặc địa chỉ hồ sơ.

Kế thừa/nhập

Danh mục nghiên cứu không thay quyết định chính thức.

E

Giờ chuẩn PP2

Quỹ giờ dùng trong PP2: mức chung lấy từ DM_THAM_SO (1.904 giờ) hoặc giờ riêng đã kiểm chứng ở H.

Tham số dùng chung của bộ biểu; căn cứ, xác nhận tại F, H–J đối với chế độ đặc thù.

Cột có công thức; tự sử dụng mức chung hoặc mức giờ riêng hợp lệ. Không điền tay.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Mức 1.904 là tham chiếu nghiệp vụ, không phải định mức biên chế.

F

Căn cứ xác định quỹ giờ

Căn cứ áp dụng quỹ giờ: kỳ, đối tượng, chế độ làm việc, cách tính và văn bản hoặc hồ sơ xác nhận tham số; chế độ đặc thù dẫn quy định riêng.

Quy định về thời giờ làm việc, hướng dẫn chuyên ngành.

Chế độ phổ biến dẫn mức tham chiếu 1.904 giờ và cách tính tại Mục I. Có giờ riêng H phải ghi nguồn và xác nhận I; không dẫn chung Bộ luật Lao động như văn bản ấn định trực tiếp 1.904 giờ.

Nhập căn cứ áp dụng

Không trừ hai lần thời gian đã loại ở tử số.

G

Trạng thái

Tình trạng rà soát VTVL, tách biệt với trạng thái kiểm chứng dữ liệu.

Đối chiếu nhiệm vụ, công việc và quyết định hiện hành.

Chọn: Tiếp tục sử dụng / Cần cập nhật / Đề nghị bổ sung / Đề nghị sửa đổi / Đề nghị bãi bỏ.

Nhập

Không tự sửa danh mục thuộc thẩm quyền cấp trên.

H

Giờ riêng được xác nhận

Quỹ giờ/năm riêng cho vị trí có chế độ làm việc khác chế độ phổ biến.

Văn bản có hiệu lực, định mức ngành và quyết định xác nhận.

Chỉ nhập số giờ riêng khi có căn cứ; không nhập 1.904 lặp lại.

Nhập khi đặc thù

Không tự chọn mẫu số hoặc lấy 1.600 làm mức mặc định.

I

Xác nhận giờ riêng

Trạng thái xác nhận mức quỹ giờ riêng H; nguồn và chủ thể xác nhận ghi tại F.

Hồ sơ phê duyệt/xác nhận của đầu mối quản lý ngành, khối.

Chọn: Đã kiểm chứng / Chưa kiểm chứng.

Chọn khi đặc thù

Chưa xác nhận thì chỉ tính sơ bộ, không khẳng định nhu cầu chính thức.

J

Chế độ làm việc

Chế độ 40 giờ/tuần, ca kíp hoặc chế độ ngành/nghề đặc thù.

Quy định thời giờ làm việc, hồ sơ vị trí và đơn vị.

Chọn đúng: Phổ biến (40 giờ/tuần) / Đặc thù. Chi tiết ca kíp hoặc chế độ ngành ghi tại F.

Nhập

Không phân biệt chế độ theo mức lương, ngạch, bậc.

K

Kiểm tra quỹ giờ PP2

Kết quả kiểm soát tính hợp lệ của mức quỹ giờ PP2.

E, H, I, J và điều kiện kiểm tra của tệp Excel.

Chỉ đọc và xử lý tại các trường nguồn.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không ghi đè thông báo lỗi.

A

Mã VTVL

Mã VTVL cần mô tả yêu cầu.

Biểu C1.

Ghi đúng mã C1.

Liên kết

Không lập bản năng lực cho mã chưa xác định.

B

Trách nhiệm

Trách nhiệm chính, phạm vi quyền hạn/kết quả phải chịu trách nhiệm của VTVL.

Bản mô tả VTVL, phân tích công việc.

Kế thừa bản mô tả đã phê duyệt; tóm tắt 1–3 ý chính, chỉ sửa phần thay đổi có căn cứ.

Nhập/kế thừa

Gắn với sản phẩm, không chỉ liệt kê nhiệm vụ.

C

Năng lực chung

Các năng lực chung cần có và mức yêu cầu.

Khung năng lực có thẩm quyền.

Ghi theo khung được ban hành; có thể nêu mức yêu cầu.

Nhập/kế thừa

Không biến thành danh sách bằng cấp/chứng chỉ.

D

Chuyên môn

Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ cần thiết.

Khung năng lực/chuyên ngành.

Ghi lĩnh vực và mức yêu cầu phù hợp công việc.

Nhập/kế thừa

Có thể gắn bằng chứng/sản phẩm để kiểm tra.

E

Lãnh đạo

Năng lực lãnh đạo, quản lý nếu VTVL có chức năng quản lý.

Khung năng lực có thẩm quyền.

Chỉ ghi khi VTVL có yêu cầu lãnh đạo, quản lý; không áp dụng thì để trống, nêu tại hồ sơ nguồn khi cần.

Nhập khi áp dụng

Không áp cho vị trí không có yêu cầu lãnh đạo.

F

Căn cứ

Văn bản/khung tiêu chuẩn làm căn cứ xác định năng lực.

Quy định, quyết định, tiêu chuẩn chức danh.

Ghi số, ký hiệu hoặc tài liệu.

Nhập

Ưu tiên văn bản còn hiệu lực.

G

Nguồn bản mô tả

Địa chỉ lưu bản mô tả công việc/khung năng lực được phép truy cập.

Hồ sơ VTVL.

Ghi mã hồ sơ, tên tệp hoặc đường dẫn nội bộ.

Nhập

Không yêu cầu chép lại toàn văn bản mô tả vào Excel.

A

Mã VTVL

VTVL cần xác định nhu cầu; chọn từ C1.

C1.

Ghi đúng mã VTVL.

Chọn

Một VTVL có thể cần một hoặc nhiều người; không đồng nhất VTVL với 01 biên chế.

B

Phương pháp

PP1, PP2, PP3 hoặc kết hợp theo tính chất VTVL.

Phụ lục III về phương pháp xác định nhu cầu nhân lực theo VTVL của Bộ phụ lục kèm Hướng dẫn; căn cứ chuyên ngành.

Chọn PP1, PP2, PP3 hoặc tổ hợp đã có trong danh sách. Giải trình phần việc áp dụng mỗi phương pháp; cùng một phần việc dùng để đối chiếu thì không cộng kết quả.

Chọn

Không cộng cơ học toàn bộ kết quả các phương pháp.

C

Giờ B1

Tổng giờ công việc ban đầu của VTVL từ B1.

Biểu B1.

Tự cộng theo mã VTVL. Bản hiện tại chưa lọc kỳ trong công thức; chỉ nhập một kỳ cơ sở trong mỗi tệp và kiểm tra nguồn trước khi dùng.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Chỉ dùng dòng B1 đủ căn cứ.

D

Giờ tác động B2

Tổng giờ tác động ròng từ bảng tổng hợp tác động của Biểu B2 (chỉ gồm các dòng B2_CT đã ĐẠT).

bảng tổng hợp tác động của Biểu B2.

Tự cộng tác động ròng theo mã VTVL. Đối chiếu cùng kỳ, đúng phạm vi; kiểm tra riêng các dòng B2 chưa đủ căn cứ.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không điều chỉnh hai lần.

E

Giờ ròng

Tổng giờ cần thiết sau tác động.

Cột C và D của C3 (giờ B1 cộng tác động ròng B2).

Cột tính; không nhập đè.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Giờ ròng = giờ B1 + tác động ròng B2. Nếu âm, dừng kết luận và xử lý sai lệch tại nguồn.

F

Giờ PP2 (từ C1)

Quỹ giờ PP2 tự lấy từ C1 cột E của cùng mã VTVL.

Biểu C1 cột E; quỹ giờ đặc thù nếu đã xác nhận.

Không nhập; nếu trống thì kiểm tra C1.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không tự đặt mẫu số. Mức 1.904 chỉ áp dụng cho phạm vi tham chiếu; giờ riêng phải có căn cứ và xác nhận tại C1.

G

Người quy đổi PP2

Người quy đổi PP2 = Giờ ròng (E) ÷ Quỹ giờ (F); chỉ tính khi phương pháp có PP2.

E/F.

Cột tính, giữ số thập phân; không tự làm tròn thành người/biên chế.

Tự động – KHÔNG NHẬP

NGƯỜI LAO ĐỘNG QUY ĐỔI khác số người cần bố trí và biên chế.

H

Người PP1

Số người cần theo cơ cấu/chức danh/yêu cầu thường trực hoặc định mức có thẩm quyền.

Quy định tổ chức/chuyên ngành.

Ghi số người thực sự cần theo căn cứ; giới hạn tối đa không mặc nhiên là số phải bố trí đủ.

Nhập khi PP1

Phải dẫn nguồn ở cột K.

I

Người PP3 (ước lượng, cần giải trình)

Số người theo PP3, căn cứ nhiệm vụ, sản phẩm, tiến độ, vai trò chuyên môn, yêu cầu đồng thời và khả năng dùng chung; giải trình tại K, có chủ thể xác nhận.

Sản phẩm, trách nhiệm, chất lượng, tiến độ, quy định chuyên ngành.

Thực hiện trình tự PP3 sau bảng; ghi số người đề xuất có giải trình. Chưa xác nhận thì chọn trạng thái tương ứng tại L.

Nhập khi PP3

Không tự đặt hệ số phức tạp.

J

Người cần bố trí

Kết luận về số người thực tế cần bố trí cho VTVL sau khi xem xét PP1/PP2/PP3, hiện diện đồng thời và khả năng dùng chung.

Kết quả thẩm định C3.

Ghi số người cần bố trí sau khi loại trùng và xem xét thời gian, yêu cầu hiện diện, chuyên môn, kiêm nhiệm; nêu rõ phạm vi kết luận tại K.

Nhập sau thẩm định

Không đồng nghĩa với số biên chế được giao.

K

Nguồn/giải trình

Căn cứ của phương pháp và kết quả.

Văn bản, B1/B2, hồ sơ PP3, lịch ca...

Ghi nguồn, phương pháp, phần việc, kỳ, hồ sơ đối chiếu, người hoặc cơ quan xác nhận; PP3 dẫn kế hoạch, sản phẩm và phân công.

Nhập

Thiếu nguồn thì kết quả chưa được coi là đã kiểm chứng.

L

Trạng thái

Trạng thái kết quả nhu cầu: tính thử/chưa đủ dữ liệu/đã kiểm chứng/không áp dụng...

Kết quả kiểm tra, thẩm định.

Chọn: Tính thử / Chưa đủ dữ liệu / Đã kiểm chứng / Không áp dụng.

Chọn

Chỉ chọn "Đã kiểm chứng" sau khi xác nhận đủ nguồn, phạm vi và tính đầy đủ của phần việc, kể cả B2; cảnh báo M không thay xác nhận.

M

Cảnh báo

Cảnh báo tự động: mã chưa có ở C1, chưa chọn phương pháp, PP2 thiếu giờ/quỹ giờ hoặc còn dòng B1 chưa đạt, thiếu số người PP1/PP3, thiếu giải trình, chưa kết luận.

Điều kiện kiểm tra bộ biểu Excel.

Không nhập tay; xử lý ở dữ liệu nguồn.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Excel đã bổ sung cảnh báo giờ ròng âm, dòng B2 chưa đủ điều kiện và trạng thái xác nhận tại L. Cảnh báo không chứng minh tất cả nhiệm vụ, phần việc đã được kê khai; đơn vị phải đối chiếu hồ sơ trước khi kết luận.

N

Số dòng B1 chưa đạt

Số dòng B1 của mã VTVL có cảnh báo khác "ĐẠT" theo công thức hiện tại.

Biểu B1 và điều kiện hợp lệ.

Đọc kết quả đếm; đối chiếu mã VTVL và kỳ trước khi kết luận C3.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Số 0 không chứng minh đủ mọi công việc: phải đối chiếu A2, B1 và kiểm tra nguồn, kỳ, phần chưa kê khai; không bỏ sót B2 chưa đạt.

A

Mã nguồn lực

Mã tham chiếu ổn định của người/nguồn lực phục vụ đối chiếu, bảo đảm quản lý dữ liệu phù hợp.

dữ liệu nguồn nhân lực hoặc hệ thống nhân sự.

Dùng một mã ổn định cho một người; mỗi người một dòng tại D1, cùng mã dùng trong bảng phân bổ giờ kèm hồ sơ.

Kế thừa/nhập

Một người chỉ có một mã tham chiếu khi đối chiếu nhiều nhiệm vụ.

B

Mã VTVL

VTVL chính của người tại thời điểm chốt; chọn từ C1.

C1; hồ sơ phân công.

Ghi đúng mã VTVL.

Chọn

Trong bản hiện tại, không ghi lặp mã người ở D1. Các phần việc kiêm nhiệm ghi theo từng VTVL trong bảng phân bổ kèm hồ sơ.

C

Loại nhân lực

Cán bộ/công chức/viên chức/chế độ khác.

Hồ sơ nhân sự.

Ghi đúng chế độ pháp lý.

Kế thừa/nhập

Không gộp công chức với viên chức.

D

Giờ quy đổi/năm

Quỹ giờ của nhân lực: lấy giờ riêng ở K nếu có, nếu không lấy quỹ giờ PP2 của VTVL ở C1.

C1; văn bản chế độ làm việc và mức riêng nếu có.

Không nhập. Chỉ dùng giờ riêng K khi có căn cứ và xác nhận ghi tại H; kiểm tra quỹ giờ cùng kỳ với phần phân bổ.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không dùng quỹ giờ khác mẫu số C3 mà trừ trực tiếp.

E

Giờ dành cho VTVL

Phần giờ thực tế/có thể bố trí cho VTVL ở cột B.

Phân công, lịch công tác, thực tế.

Ghi giờ dành cho VTVL chính. Tổng giờ của người tại mọi vị trí đối chiếu trên bảng phân bổ, không vượt quỹ giờ được xác nhận.

Nhập

Hai người mỗi người 50% quỹ giờ tạo 1,0 người quy đổi, nhưng vẫn là 2 người thực tế.

F

Giờ việc khác

Phần giờ dùng cho công việc/VTVL khác.

Phân công thực tế.

Ghi tổng giờ dành cho vị trí/công việc khác; không phát sinh và đã xác nhận thì ghi 0. Chưa xác định để trống và giữ trạng thái chưa kiểm chứng.

Nhập; ghi 0 khi không phát sinh đã xác nhận

Không cộng vượt quỹ giờ quy đổi.

G

Nơi tính BC

Cơ quan/đơn vị nơi người và chỉ tiêu biên chế được tính chính thức.

Quyết định giao biên chế, hồ sơ quản lý.

Ghi một cơ quan, đơn vị tính biên chế chính thức. Trường hợp không thuộc chỉ tiêu biên chế ghi rõ tại H, không gán vào biên chế.

Nhập

Đặc biệt quan trọng với công tác đảng kiêm nhiệm/ ngành dọc.

H

Nguồn

Nguồn xác nhận nhân lực và phân bổ thời gian.

Hệ thống nhân sự, quyết định/phân công.

Ghi nguồn, kỳ, người hoặc cơ quan xác nhận; dẫn bảng phân bổ giờ và căn cứ mức giờ riêng nếu có.

Nhập

Không dùng số tự kê khai chưa kiểm chứng cho phương án.

I

Trạng thái

Mức độ xác nhận của bản ghi nhân lực.

Tổ chức cán bộ xác nhận.

Chọn: Đã kiểm chứng / Chưa kiểm chứng.

Chọn

Bản ghi chưa xác nhận không dùng làm nguồn lực chính thức.

J

Cảnh báo

Cảnh báo thiếu một số trường, chưa kiểm chứng hoặc tổng E + F vượt D theo công thức hiện tại.

Điều kiện kiểm tra.

Không nhập tay.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Cảnh báo J đã kiểm tra trùng mã nguồn lực, thiếu nơi tính biên chế G và vượt quỹ giờ E + F trong cùng dòng; vẫn phải đối chiếu bảng phân bổ kiêm nhiệm ở nhiều vị trí, quỹ giờ đặc thù và nơi quản lý thực tế.

K

Giờ riêng theo chế độ

Quỹ giờ đặc thù áp dụng riêng cho nguồn lực được quản lý tại D1 khi có căn cứ.

Quy định giờ làm việc đặc thù, nguồn nhân lực.

Chỉ nhập số giờ riêng có căn cứ và xác nhận; dẫn hồ sơ tại H. Không nhập để tự thay đổi mẫu số hoặc khả năng bố trí.

Nhập khi đặc thù

Không tự giảm giờ theo đánh giá cá nhân hoặc tiền lương.

Mã cơ quan, mã người, mã VTVL, kỳ

Giữ cùng mã người như D1; mã VTVL lấy từ C1; xác định rõ kỳ phân bổ.

Giờ phân bổ cho VTVL

Ghi số giờ thực tế hoặc giờ có thể bố trí trong kỳ, dẫn lịch/phân công; không tính cùng giờ cho hai vị trí.

Quỹ giờ và tổng kiểm tra

Quỹ giờ của một người ghi thống nhất; cộng giờ ở mọi VTVL và giờ chưa phân bổ, bảo đảm không vượt mức có căn cứ. Không cộng lặp quỹ giờ trên các dòng.

Nơi tính biên chế, nguồn và xác nhận

Dùng một nơi tính chính thức; ghi hồ sơ và chủ thể xác nhận. Người không thuộc chỉ tiêu biên chế được phân biệt rõ.

A

Mã VTVL

VTVL lập phương án; chọn từ C1.

C1/C3.

Ghi đúng mã.

Chọn

Chỉ lập phương án cho VTVL thuộc phạm vi quản lý.

B

Năm

Năm của phương án.

Lộ trình 2027-2031.

Chọn năm 2027–2031.

Chọn

Lập riêng một dòng cho từng năm, nhưng cột nhu cầu liên kết C không tự dự báo biến động theo năm.

C

Số người cần bố trí trong năm phương án

Trong bản Excel, cột này tự lấy C3 cột J theo mã VTVL, không xét năm; chỉ là tham chiếu kỳ cơ sở.

Biểu C3, cột J (Người cần bố trí), liên kết theo mã VTVL.

Không nhập hoặc sửa. Giữ kết luận cơ sở đã xác nhận; nhu cầu riêng từng năm ghi tại bảng thuyết minh kèm D2, dẫn dòng tại H.

Tự động – KHÔNG NHẬP (ô khóa công thức)

Tên cột hiện tại chưa phản ánh đúng cơ chế. Khi tổng hợp nhu cầu theo năm, dùng bảng thuyết minh đã xác nhận; không dùng giá trị lặp ở C.

D

Số người có thể bố trí (cùng đơn vị tính)

Số người có thể bố trí trong đúng năm, sau đối chiếu biến động nhân lực, giờ phân bổ và yêu cầu hiện diện.

D1, bảng phân bổ giờ, hồ sơ nhân lực và phương án bố trí của năm tương ứng.

Ghi số người thực tế; nêu rõ người toàn thời gian, kiêm nhiệm và phần đáp ứng tại H/bảng thuyết minh. Không tính một người là toàn thời gian ở nhiều vị trí.

Nhập/tổng hợp

Không trừ trực tiếp người lao động quy đổi với nguyên số người nếu khác cơ sở.

E

Biên chế được giao theo đúng cấp

Chỉ tiêu biên chế/số lượng người làm việc được cấp có thẩm quyền giao ở đúng phạm vi.

dữ liệu nguồn nhân lực; quyết định giao biên chế.

Chỉ ghi theo VTVL nếu quyết định phân bổ đến VTVL; nếu chỉ giao tổng, không lặp tổng ở từng dòng.

Kế thừa/nhập

Tránh nhân nhiều lần cùng một tổng biên chế.

F

Điều chuyển/bố trí lại

Phương án tự sắp xếp: điều chuyển, bố trí lại, kiêm nhiệm, đào tạo, dùng chung nhân lực.

Kết quả đối chiếu C3-D1.

Ghi mô tả ngắn theo mẫu: giải pháp; số người liên quan; thời điểm; nơi đi/nơi đến; nguồn. Không cộng ô mô tả này như một chỉ tiêu số.

Nhập

Phải xem xét trước khi đề nghị tăng biên chế.

G

Đề nghị điều chỉnh

Chỉ tiêu đề nghị điều chỉnh sau khi đã tính các giải pháp tự sắp xếp.

Phương án thẩm định.

Ghi số nguyên: dương là đề nghị tăng, âm là đề nghị giảm, 0 là không điều chỉnh đã được xác nhận; chưa đủ căn cứ thì để trống và giải trình.

Nhập sau thẩm định

Nhu cầu nhân lực không tự động làm tăng tổng biên chế.

H

Nguồn/giải trình

Căn cứ và giải trình cho phương án.

C3, D1, quyết định giao, tài liệu tổ chức.

Dẫn dòng nhu cầu theo năm; nêu giải pháp tự sắp xếp, phần kiêm nhiệm, lý do thiếu/thừa, căn cứ điều chỉnh và hồ sơ thẩm định/quyết định nếu có.

Nhập

Bắt buộc với đề nghị điều chỉnh.

I

Trạng thái

Trạng thái phương án: đang xây dựng/đã hoàn thành ở đơn vị/đã thẩm định/đã được quyết định.

Quy trình xử lý hồ sơ.

Chọn: Đang xây dựng / Đã hoàn thành ở đơn vị / Đã thẩm định / Đã được quyết định.

Chọn

Chỉ chọn "Đã thẩm định" hoặc "Đã được quyết định" khi có hồ sơ, chủ thể và ngày xác nhận; dẫn tại H.

J

Cảnh báo

THIẾU PHƯƠNG ÁN / CHƯA CHỌN TRẠNG THÁI / ĐANG XÂY DỰNG / CHƯA ĐỦ CĂN CỨ / SẴN SÀNG THẨM ĐỊNH / ĐÃ THẨM ĐỊNH / ĐÃ QUYẾT ĐỊNH.

Điều kiện kiểm tra.

Không nhập tay.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Excel đã kiểm tra trạng thái "Đã kiểm chứng" và cảnh báo "ĐẠT" của C3 trước khi báo phương án đủ điều kiện. Chức năng này không xác thực độc lập văn bản thẩm định, quyết định; phải dẫn số, ngày và cơ quan ban hành tại H.

K

PP2: người quy đổi (tham khảo)

Người quy đổi PP2 của VTVL, tự lấy từ C3 cột G (tham khảo, không đồng nhất biên chế).

Biểu C3, cột G.

Không nhập.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Không tự làm tròn thành số người hoặc số biên chế.

L

Người cần bố trí C3 năm cơ sở (tham khảo)

Người cần bố trí của VTVL, tự lấy từ C3 cột J.

Biểu C3 cột J.

Không nhập. Giữ phiên bản C3 của kỳ cơ sở; chỉ điều chỉnh cơ sở khi có căn cứ và lưu lịch sử.

Tự động – KHÔNG NHẬP

Cột L và cột C hiện đều tham chiếu số người tại C3 cột J. Không coi hai giá trị là hai chỉ tiêu độc lập hoặc cộng hai lần.

M

Kiểm soát cơ sở đối chiếu

Cảnh báo khi phép so sánh dùng đại lượng sai đơn vị/cơ sở hoặc chưa đủ điều kiện.

C, D, K, L và quy tắc kiểm tra.

Đọc kết quả, xử lý tại trường gốc; không sửa cảnh báo.

Tự động – KHÔNG NHẬP

C bằng L do cùng nguồn không phải kiểm tra độc lập của dự báo. Phải đối chiếu bảng nhu cầu theo năm, khả năng bố trí và căn cứ xác nhận.

Mã cơ quan, mã VTVL, năm

Xác định duy nhất dòng phương án; năm từ 2027 đến 2031.

Số người cần bố trí kỳ cơ sở

Kế thừa C3 cột J đã xác nhận, kèm phiên bản; giữ nguyên để đối chiếu.

Số người cần bố trí trong năm

Ghi số theo nhiệm vụ, sản lượng dự báo, tiến độ, phương pháp và điều kiện của đúng năm; có căn cứ, xác nhận.

Số người có thể bố trí trong năm

Đối chiếu D1, biến động nhân lực và bảng phân bổ; phân biệt toàn thời gian, kiêm nhiệm, phần đáp ứng và yêu cầu hiện diện.

Giải pháp bố trí lại

Ghi giải pháp, số người liên quan, thời điểm, đơn vị đi/đến và nguồn; tránh cộng trùng với số có thể bố trí.

Đề nghị điều chỉnh

Ghi số nguyên tăng, giảm hoặc 0 sau khi rà soát; đối chiếu D2 cột G và đúng phạm vi giao biên chế.

Căn cứ biến động và xác nhận

Nêu nhiệm vụ mới/chấm dứt, quy mô công việc, tác động, giả định dự báo; dẫn hồ sơ, chủ thể, ngày và trạng thái xác nhận.

A

Mã sản phẩm chuẩn

Mã định danh dùng tra cứu sản phẩm tại B1 cột L.

Danh mục do đầu mối công bố.

Giữ mã chuẩn; chọn đúng mã khi kê khai B1.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không tự tạo mã chính thức.

B

Tên/loại sản phẩm

Tên sản phẩm và loại công việc đại diện.

Quy trình chuyên ngành.

Đặt tên thống nhất, không đồng nhất một hồ sơ với nhiệm vụ.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không tạo sản phẩm trùng.

C

Khối/ngành/lĩnh vực

Phạm vi chuyên ngành của sản phẩm.

Cơ quan quản lý ngành, khối.

Ghi tên khối/ngành làm căn cứ áp dụng.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không áp chuẩn ngành khác cơ học.

D

Nhóm I–VI (nếu áp dụng)

Nhóm độ phức tạp sản phẩm nếu có phân nhóm.

DM_06_NHOM và danh mục được xác nhận.

Ghi đúng mã nhóm; trường hợp không áp dụng không tự chấm.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không dùng ngạch/bậc làm tiêu chí.

E

Phút/SP chuẩn

Thời gian lao động chuẩn của một đơn vị sản phẩm.

Định mức hoặc khảo sát có xác nhận.

Ghi số phút có đủ căn cứ và phạm vi.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không ghi thời gian tự giả định như chuẩn.

F

Văn bản/nguồn xác nhận

Địa chỉ nguồn, quyết định, phiếu đo được công nhận.

Hồ sơ xác nhận.

Ghi số văn bản, nguồn và cách truy vết.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Thiếu nguồn thì không dùng chính thức.

G

Trạng thái

Tình trạng kiểm chứng, công bố của mức chuẩn.

Đầu mối xác nhận.

Chọn: Đang kiểm chứng / Đã xác nhận / Không áp dụng; đúng danh sách trong tệp Excel.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Chỉ cơ quan có trách nhiệm xác nhận được chuyển sang "Đã xác nhận"; phải kiểm tra nguồn, ngày hiệu lực và phạm vi.

H

Cơ quan xác nhận

Chủ thể có thẩm quyền xác nhận.

Quyết định/thẩm quyền chuyên ngành.

Ghi đúng tên cơ quan.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không lấy người nhập thay cơ quan xác nhận.

I

Ngày hiệu lực

Ngày chuẩn được phép áp dụng.

Hồ sơ công bố.

Ghi ngày theo hồ sơ công bố; áp dụng mức chuẩn đúng thời kỳ, lưu phiên bản khi thay đổi.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không dùng chuẩn trước ngày hiệu lực.

J

Phạm vi áp dụng/ghi chú

Địa bàn, khối, điều kiện, phiên bản áp dụng.

Quyết định chuyên ngành.

Ghi ngắn gọn giới hạn phạm vi.

Đầu mối nhập; cơ sở CHỈ ĐỌC

Không áp ngoài phạm vi được xác nhận.

A

STT

Số thứ tự của xã, phường, đặc khu trong phạm vi kê khai.

Danh sách đơn vị hành chính cấp xã hiện hành thuộc phạm vi báo cáo.

Đánh số liên tục 1, 2, 3… cho từng dòng có đơn vị cấp xã.

Nhập

Không đánh số trùng; không tính dòng tiêu đề, dòng trống.

B

Tên xã, phường, đặc khu

Tên đầy đủ, chính thức của từng đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp.

Danh mục đơn vị hành chính cấp xã hiện hành được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Ghi đúng tên chính thức, mỗi đơn vị một dòng; đầu mối lưu kèm mã đơn vị hành chính trong bảng đối chiếu để tránh trùng hoặc đổi tên.

Nhập

Không dùng tên trước sắp xếp hoặc viết tắt; đối chiếu để không trùng, không thiếu đơn vị.

C

Vùng

Nhóm vùng của từng xã, phường, đặc khu được nhận diện theo 04 nhóm tại Phụ lục IV.

Tiêu chí tại Phụ lục IV của Bộ phụ lục kèm Hướng dẫn; đặc điểm thực tế và hồ sơ xác nhận của đầu mối địa phương.

Ghi đúng một tên trong 04 nhóm ở cột F: Vùng Đô thị đặc biệt; Vùng Đô thị; Vùng Đồng bằng; Vùng Miền núi.

Nhập

Địa bàn đan xen phải giải trình theo tiêu chí thống nhất và được xác nhận. Nhóm chưa xác nhận chỉ phục vụ nghiên cứu; không tự đặt nhóm hoặc hệ số biên chế.

A–D

Mã gốc, tên nhiệm vụ, cơ quan, căn cứ

Giữ đúng hồ sơ kê khai nguồn; kiểm tra văn bản còn hiệu lực

E–H

Cấp/phạm vi; nguồn công văn; tệp, trang, ô

Xác định cấp thực hiện; ghi số, ngày, trích yếu công văn và vị trí tệp gốc để đối chiếu.

I–L

Kỳ chốt, trạng thái, mã tham chiếu chuẩn, ghi chú

Chỉ cấp mã dùng chung khi được xác nhận, giữ mã nguồn

A–D

Mã, tên VTVL, cơ quan, loại nhân lực

Đối chiếu danh mục được ban hành, phê duyệt

E–G

Quyết định phê duyệt, công văn, tệp/trang/ô

Ghi đúng số quyết định và địa chỉ truy vết

H–J

Kỳ, trạng thái xác nhận, mã đối chiếu

Không dùng danh mục nghiên cứu thay danh mục chính thức

A–E

Cơ quan, cấp được giao, loại nhân lực, biên chế giao, số có mặt

Ghi đúng cấp quyết định, thời điểm chốt và mã cơ quan; không gộp công chức, viên chức; chỉ tính biên chế ở một đầu mối.

F–I

Quyết định giao, công văn, tệp/trang/ô, kỳ chốt

Truy vết đến hồ sơ và quyết định cấp có thẩm quyền

J–K

Trạng thái xác nhận, ghi chú phạm vi

Không coi số có mặt khác số được giao là nhu cầu tăng biên chế