Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Phương pháp xác định nhu cầu nhân lực theo vị trí việc làm

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NHU CẦU NHÂN LỰC THEO VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Đối với kỳ từ 01/10/2025 đến 30/9/2026, số lượng sản phẩm tại Biểu B1 phải phản ánh đúng 12 tháng; trường hợp cơ quan mới thành lập, nhiệm vụ chuyển giao giữa kỳ hoặc số liệu nguồn chưa đủ, ghi rõ thời gian thực hiện và phần đã kế thừa, chỉ sử dụng số liệu bổ sung hoặc ước tính đã có căn cứ và xác nhận. Giờ PP2 quy đổi theo quỹ giờ năm chỉ được so sánh trực tiếp với số giờ của kỳ 12 tháng tương ứng.

1. Xác định số liệu làm căn cứ tính toán

Đối với từng vị trí việc làm, căn cứ nhiệm vụ, công việc và sản phẩm đã xác định để thống kê số lượng sản phẩm thực hiện trong năm, thời gian cần thiết để hoàn thành từng loại sản phẩm và thời gian thực hiện các công việc thường xuyên, định kỳ khác. Mức độ phức tạp và thời gian của sản phẩm phải được xác định theo công việc thực tế, không suy từ ngạch, bậc, hệ số lương hoặc mức lương của người thực hiện.

Đối với sản phẩm đã có định mức hoặc thời gian tham chiếu được kiểm chứng, sử dụng thống nhất theo ngành, khối và điều kiện áp dụng. Đối với sản phẩm phổ biến chưa có mức chuẩn, cơ quan đầu mối chuyên ngành chọn mẫu đại diện, tổ chức khảo sát, xác nhận thời gian, công bố danh mục dùng chung; cơ sở không tự chấm điểm hoặc tự đặt hệ số. Nội dung chưa đủ căn cứ chỉ tính thử hoặc áp dụng PP1, PP3 nếu đáp ứng điều kiện, không đưa thành kết quả PP2 đã xác nhận.

Khi danh mục sản phẩm đã có thời gian tham chiếu được xác nhận, còn hiệu lực và phù hợp phạm vi thì sử dụng mức đó; trường hợp chưa có mức chuẩn hợp lệ, sử dụng thời gian thực đo có nguồn, đã được kiểm chứng và giải trình trường hợp khác chuẩn. Không cộng đồng thời thời gian chuẩn và thời gian thực đo cho cùng một phần việc.

Phiếu khảo sát do cơ quan chuyên ngành tổ chức ghi mã sản phẩm, nhóm dự kiến, số mẫu quan sát, điều kiện thực hiện, thời gian trực tiếp của từng công đoạn, chất lượng và người xác nhận. Chỉ khảo sát công việc chưa có căn cứ; không yêu cầu khảo sát lại đại trà đối với sản phẩm đã có mức tham chiếu được xác nhận.

Trình tự xác định danh mục sản phẩm và thời gian tham chiếu: (1) cơ quan chuyên ngành lựa chọn nhóm công việc phổ biến, có thể đo lường, ưu tiên dữ liệu sẵn có; (2) khảo sát tại một số đơn vị đại diện, ghi rõ sản lượng, công đoạn, giờ lao động, mức độ phức tạp, chất lượng và điều kiện thực hiện; (3) đối chiếu số liệu, kiểm tra chênh lệch, xác nhận mức thời gian và phạm vi áp dụng; (4) công bố danh mục và hướng dẫn các đơn vị lựa chọn mã, kê khai sản lượng, đề xuất trường hợp khác biệt. Công việc chưa có mức được xác nhận tiếp tục dùng dữ liệu đã kiểm chứng hoặc PP1, PP3 khi phù hợp; không lấy giờ ước tính chung làm căn cứ chính thức.

Khung 06 nhóm sản phẩm để chuẩn hóa trong trường hợp cần thiết (áp dụng theo danh mục của cơ quan chuyên ngành; không chấm điểm cho từng hồ sơ):

Phạm vi áp dụng: Một loại sản phẩm có thể dùng một mức thời gian đã được kiểm chứng; chỉ chia thành nhiều nhóm khi thực tế có mức độ phức tạp khác biệt. Phân nhóm sản phẩm phải căn cứ tính chất, quy trình, độ phức tạp và yêu cầu chất lượng; không dựa trên ngạch, bậc, hệ số lương, mức lương, chức danh hoặc người đang thực hiện.

Cách dùng tại cơ sở: Chọn mã sản phẩm trong danh mục do ngành, khối công bố; nhập số lượng thực tế, ghi khác biệt cần giải trình. Hệ thống tự lấy mức thời gian đã xác nhận và tính tổng giờ. Trường hợp chưa có danh mục chuẩn, nhập thời gian thực tế đã có căn cứ hoặc chuyển PP1/PP3; không phải tự chấm 04 tiêu chí hay chọn hệ số.

Trường hợp nghiên cứu quy đổi bằng điểm ở cấp cơ quan xây dựng định mức, đây chỉ là công cụ dự phòng, không phải yêu cầu kê khai tại cơ sở: chỉ áp dụng đối với nhóm sản phẩm lặp lại khi đã có thời gian sản phẩm chuẩn và hệ số điểm đã kiểm thử, được đầu mối có thẩm quyền xác nhận. Công thức thời gian nhóm = thời gian chuẩn × hệ số nhóm / hệ số nhóm chuẩn; tổng giờ = tổng (số lượng nhóm × thời gian nhóm) / 60. Không áp dụng đồng loạt hệ số khởi tạo chưa được kiểm chứng. Điểm và hệ số quy đổi, nếu được xác nhận, chỉ phản ánh mức độ phức tạp của sản phẩm trong cùng nhóm nghiệp vụ; tuyệt đối không lấy hệ số ngạch, bậc, hệ số lương hay mức lương làm hệ số quy đổi thời gian.

Kiểm thử và kiểm soát: Cơ quan chuyên ngành chọn sản phẩm đại diện ở các mức phức tạp, kiểm tra thời gian quy đổi với giờ thực đo, điều chỉnh mức lệch và công bố phiên bản danh mục, phạm vi, thời điểm áp dụng. Ban Tổ chức Trung ương phối hợp tổng hợp khung thống nhất. Dữ liệu chưa có mức chuẩn hoặc chưa được xác nhận phải đánh dấu riêng; không coi phần thiếu dữ liệu là bằng 0.

Khi chưa công bố danh mục 06 nhóm, sử dụng ngay định mức và kết quả khảo sát đã được xác nhận; không lấy việc hoàn thiện khung phân nhóm làm điều kiện trì hoãn rà soát VTVL và phương án biên chế giai đoạn 2027-2031.

2. Lựa chọn phương pháp xác định nhu cầu nhân lực

Căn cứ tính chất công việc và yêu cầu của từng vị trí việc làm, cơ quan, đơn vị lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp sau:

a) PP1 xác định theo cơ cấu tổ chức, chức danh và quy định chuyên ngành: Áp dụng đối với những vị trí phải bố trí nhân lực theo cơ cấu tổ chức, chức danh, yêu cầu thường trực hoặc chế độ chuyên ngành. Số người cần thiết được xác định theo quy định của cấp có thẩm quyền và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.

b) PP2 xác định theo khối lượng và thời gian thực hiện công việc: Áp dụng khi số sản phẩm và thời gian lao động được kiểm chứng. Ưu tiên mức giờ theo định mức hoặc thời gian tham chiếu đã xác nhận. Với sản phẩm được phân 06 nhóm, tự lấy thời gian theo nhóm từ danh mục dùng chung; không bắt đơn vị cơ sở tự chấm điểm, đặt hệ số. Tổng giờ lao động cần thiết chia cho quỹ giờ tham chiếu 1.904 giờ/người/năm với nhóm 40 giờ/tuần hoặc quỹ giờ đặc thù được xác nhận. Không dùng kết quả quy đổi điểm chưa kiểm thử làm số liệu chính thức.

c) PP3 xác định theo tính chất, yêu cầu đặc thù của công việc: Áp dụng đối với công việc nghiên cứu, tham mưu chiến lược, thẩm định, kiểm tra, giám sát, tư pháp, kiểm toán và các nhiệm vụ chuyên môn sâu. Việc xác định nhu cầu nhân lực phải kết hợp khối lượng công việc với mức độ phức tạp, yêu cầu chất lượng, trách nhiệm, tiến độ, điều kiện thực hiện và quy định chuyên ngành; không chỉ căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc thời gian thực hiện. Việc thực hiện gồm 05 việc: xác định sản phẩm, yêu cầu chất lượng và thời hạn; phân tích phần việc, chuyên môn, trách nhiệm cần có; xây dựng phương án phân công theo giai đoạn và thời điểm cần nhân lực đồng thời; đối chiếu khả năng kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực và kết quả nhiệm vụ tương tự; trình thẩm định, xác nhận số người cần bố trí theo thẩm quyền. Không bắt buộc quy toàn bộ công việc đặc thù thành giờ lao động.

Nếu kết hợp phương pháp, ghi riêng kết quả từng phương pháp, phần trùng và cách lựa chọn số người cần bố trí; không cộng toàn bộ các kết quả. Nhu cầu thường trực phải đối chiếu ca, số điểm, số người có mặt đồng thời và chuyên môn bắt buộc. PP1, PP3 không bắt buộc nhập số giờ khi không sử dụng PP2; việc thiếu căn cứ đặc thù vẫn phải ghi rõ, không coi là đã đủ dữ liệu.

3. Cách tính số người cần thiết theo khối lượng và thời gian thực hiện công việc

Tổng giờ PP2 từ các dữ liệu đã kiểm chứng = Σ (số sản phẩm theo nhóm × thời gian lao động đã xác nhận của sản phẩm theo nhóm) ÷ 60 + giờ công việc thường xuyên, định kỳ, theo nhiệm kỳ, phối hợp, quản lý chưa nằm trong sản phẩm − giờ thực giảm đã kiểm chứng + giờ mới phát sinh đã kiểm chứng. Khi sử dụng số giờ đã đo sau thay đổi, không tính lại khoản tăng, giảm nằm trong số đo. Không cộng tỷ lệ 10-15% hoặc áp hệ số ngạch, bậc. Khi dữ liệu tại Biểu B1 đã phản ánh thời gian sau thay đổi thì không trừ hoặc cộng lại tác động đã tính.

Mỗi dòng tính giờ gắn với mã đơn vị, mã công việc, phần việc của vị trí, nhóm sản phẩm và kỳ số liệu. Dòng đã có giờ phân bổ không nhân thêm số người. Có thể dùng khối lượng, thời gian trước thay đổi rồi tính tác động, hoặc đo trực tiếp sau thay đổi; phải ghi rõ cách dùng, không giảm thêm khoản đã phản ánh trong số đo sau thay đổi.

Dữ liệu tối thiểu khi áp dụng danh mục phân nhóm: mã sản phẩm, mã nhóm I-VI (nếu có), số lượng kỳ thực tế, thời gian tham chiếu được xác nhận, trạng thái xác nhận và phần việc của từng vị trí. Mã và thời gian nhóm được cơ quan đầu mối cung cấp sẵn; nếu chưa có, ô thời gian để trống, ghi "cần kiểm chứng", không nhập số 0. Các trường chấm điểm phục vụ xây dựng danh mục do cơ quan chuyên ngành lưu riêng, không yêu cầu nhập vào B1 của đơn vị cơ sở.

Tổng thời gian cần thiết để thực hiện công việc trong năm là tổng số giờ lao động cần để hoàn thành các công việc thuộc vị trí việc làm, sau khi đã tính phần thời gian thực giảm và công việc mới phát sinh.

Quỹ giờ quy đổi dùng cho PP2 phải thống nhất về kỳ, chế độ làm việc và phạm vi công việc. Mức chung để tính và so sánh trong đợt rà soát là 1.904 giờ/người/năm đối với đa số vị trí làm việc 40 giờ/tuần, 05 ngày/tuần, 12 ngày phép năm cơ bản. Mức tính từ lịch kỳ 12 tháng 01/10/2025-30/9/2026: (261 ngày trong tuần − 11 ngày nghỉ lễ, Tết và nghỉ bù − 12 ngày phép) × 08 giờ = 1.904 giờ. Đây là mức tham chiếu nghiệp vụ, không phải định mức biên chế pháp định; tử số phải tính đầy đủ các phần việc thuộc vị trí, không cộng hoặc trừ trùng.

Đối với nhóm có chế độ làm việc khác, cơ quan quản lý chuyên ngành xác định mức riêng theo văn bản có hiệu lực, lịch làm việc, chế độ nghỉ, định mức chuyên ngành và thực tế phục vụ; báo cáo rõ cách tính, người xác nhận và thẩm quyền phê duyệt. Cùng nhóm, cùng chế độ sử dụng cùng một mẫu số; đơn vị không tự lựa chọn mức giờ. Trường hợp chưa đủ căn cứ, dùng 1.904 giờ để tính sơ bộ và ghi trạng thái cần kiểm chứng. Đối với nhiệm vụ không thể lượng hóa giờ có cơ sở, xem xét PP1 hoặc PP3, không áp hệ số bù trừ tự đặt.

Không tự chọn mẫu số giờ làm việc để điều chỉnh nhu cầu nhân lực; mức 1.904 giờ là chuẩn tham chiếu nghiệp vụ cho nhóm làm việc theo chế độ phổ biến, không liên quan đến chế độ tiền lương. Khi tổng hợp PP2, giờ sản phẩm, công việc định kỳ, phối hợp, quản lý và phần việc khác phải được ghi đầy đủ ở tử số nếu thuộc phạm vi tính; không trừ tỷ lệ hoạt động chung cố định ở mẫu số. Thời gian nghỉ đã trừ khi xác lập 1.904 giờ không được trừ lần nữa. Các ngoại lệ về chế độ làm việc được ghi tại C1 và C3 theo mẫu thống nhất.

Nhu cầu lao động quy đổi PP2 = Tổng giờ lao động cần thiết trong năm ÷ Quỹ giờ quy đổi của một người trong năm (mặc định 1.904 giờ; nếu đặc thù thì sử dụng mức được xác nhận). Kết quả thể hiện lượng lao động quy đổi theo thời gian, không đồng nhất số người cần bố trí hoặc biên chế.

Kết quả tính toán là căn cứ để xem xét nhu cầu nhân lực, không tự động làm tròn thành số biên chế được giao. Việc xác định phương án biên chế còn phải đối chiếu với số người hiện có, khả năng bố trí, sử dụng nhân lực và thẩm quyền quyết định theo quy định. Nhu cầu lao động quy đổi, số người cần bố trí và biên chế được giao phải thể hiện thành ba thông tin riêng biệt; kết quả tính toán không làm phát sinh hoặc điều chỉnh chế độ, mức lương, phụ cấp.

Khi lập phương án theo từng năm, chỉ so sánh trực tiếp các đại lượng cùng đơn vị tính và phạm vi. Trong Biểu D2 hiện hành, cột nhu cầu đã kiểm chứng tự động lấy số người cần bố trí tại Biểu C3 theo mã vị trí việc làm và được thể hiện tại từng dòng năm phương án; không nhập đè. Số người có thể bố trí, phương án điều chuyển, kiến nghị và nội dung giải trình được kê khai theo từng năm. Không lấy chênh lệch giữa lao động quy đổi PP2 và nguyên số người để suy ngay nhu cầu tăng biên chế.

Khi dự báo giai đoạn 2027-2031, phải xem xét nhiệm vụ, sản lượng, hồ sơ tồn phải xử lý, công nghệ, nguồn tài chính và biến động nhân lực của từng năm; nêu rõ giả định, căn cứ và phạm vi. Kết quả số người cần bố trí được Biểu D2 tự động liên kết từ Biểu C3 là mốc tham chiếu thống nhất, không phải năm dự báo đã được tính độc lập. Trường hợp nhu cầu thực tế dự kiến từng năm khác với mốc này, đơn vị giải trình riêng theo phương án năm để cơ quan có thẩm quyền xem xét, không sửa công thức hoặc tự ấn định hệ số tăng, giảm chung.

4. Ví dụ minh họa cách tính nhu cầu nhân lực

Ví dụ dưới đây minh họa cách xác định số người cần thiết đối với công việc có thể thống kê khối lượng và thời gian thực hiện. Các số liệu sử dụng là giả định, không phải định mức áp dụng chung hoặc căn cứ đề xuất giao biên chế.

Kết quả 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người quy đổi phản ánh nhu cầu lao động theo giờ; không tự làm tròn thành 02 biên chế. Cơ quan, đơn vị tiếp tục đối chiếu người hiện có, năng lực, lịch trực, khả năng bố trí, kiêm nhiệm, điều chuyển trước khi lập phương án theo thẩm quyền.

Ví dụ PP1 theo cơ cấu: Giả định quyết định có thẩm quyền quy định bắt buộc 01 người đứng đầu và cho phép bố trí tối đa 02 cấp phó. Nhu cầu đối với người đứng đầu thực hiện theo quy định; số cấp phó thực tế phải căn cứ nhiệm vụ, phạm vi phụ trách và thẩm quyền quyết định, không mặc nhiên bằng mức tối đa. Phần việc chuyên môn do các chức danh này thực hiện chỉ được tính một lần.

Ví dụ PP3 về tham mưu: Giả định một đơn vị thực hiện đồng thời 02 đề án, mỗi đề án có 01 người chủ trì; các chuyên môn pháp lý, dữ liệu và tổng hợp có thể huy động, dùng chung theo từng giai đoạn. Đơn vị lập phương án phân công, xác định thời điểm cần người tham gia đồng thời, khả năng sử dụng nhân lực hiện có và căn cứ thẩm định. Số người tham gia theo giai đoạn không mặc nhiên là số biên chế thường xuyên.

Ví dụ thường trực: Giả định phải duy trì 02 người có mặt đồng thời trong một khung giờ phục vụ theo yêu cầu có căn cứ. Đơn vị lập lịch bố trí, đối chiếu nghỉ và phần việc khác; không kết luận chỉ cần 01 người vì tổng hồ sơ quy đổi ra dưới 01 người, cũng không cộng toàn bộ giờ trực với giờ xử lý hồ sơ trong cùng ca.

Ví dụ tổng hợp PP1, PP2, PP3 tại một đơn vị (giả định): nhóm lãnh đạo phải bố trí 01 người theo quyết định có thẩm quyền (PP1); nhóm xử lý hồ sơ có 2.600 giờ cần thiết và quỹ giờ chung 1.904 giờ/người/năm, tương ứng khoảng 1,366 người quy đổi (PP2); nhóm tham mưu chiến lược xác định theo sản phẩm, trách nhiệm, tiến độ và chuyên môn cần thiết (PP3). Trước khi tổng hợp, loại trùng giờ chuyên môn của lãnh đạo, giờ kiêm nhiệm và giờ trực đã tính trong cùng ca. Kết quả PP2 không tự làm tròn; chỉ xác định số người cần bố trí sau khi đối chiếu khả năng dùng chung, yêu cầu hiện diện và phân công. Ghi kết quả đã xác nhận vào C3; phương án biên chế tại D2.

Biểu sử dụng: Biểu B1, B2 để xác định khối lượng, thời gian và các yếu tố tăng, giảm; Biểu C3 để xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí việc làm.

5. Công thức lượng hóa tác động chuyển đổi số, thuê dịch vụ, tự chủ, xã hội hóa

a) Giờ giảm do cải tiến quy trình, số hóa = Số sản phẩm thực tế áp dụng × (Phút lao động trước thay đổi − Phút lao động sau thay đổi) ÷ 60. Chỉ tính phần công đoạn đã thay đổi và có nguồn, kỳ, người xác nhận; không dùng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến thay cho thời gian lao động thực giảm.

b) Giờ giảm do thuê dịch vụ, đặt hàng = Giờ lao động trực tiếp của công đoạn đã thực sự chuyển giao hợp pháp, sau khi loại phần giờ đã giảm vì lý do khác. Giờ tăng mới = giờ quản trị dữ liệu + giờ vận hành, kiểm soát hệ thống + giờ giám sát, nghiệm thu dịch vụ và những việc mới thực tế phát sinh chưa nằm trong giờ công khác.

c) Giờ công việc cần thiết sau điều chỉnh = Tổng giờ tại B1 (đã bao gồm giờ sản phẩm và giờ công việc định kỳ hợp lệ, không trùng) + giờ tác động ròng tại B2. Giờ tác động ròng tại B2 = giờ công việc mới tăng hợp lệ - giờ thực giảm hợp lệ; giá trị âm phản ánh giảm giờ, giá trị dương phản ánh tăng giờ. Chỉ cộng tác động cùng mã VTVL, cùng kỳ và phạm vi đã được kiểm chứng; không cộng lại giờ định kỳ đã tính trong B1, không tính lại phần tăng, giảm đã phản ánh trong số đo sau thay đổi. Thiếu nguồn hoặc chưa xác nhận thì chỉ lưu kết quả tính thử, không sử dụng để xác định nhu cầu đã kiểm chứng.

Trước khi đưa tác động vào tổng giờ, cơ quan chuyên môn đối chiếu theo mã công việc, loại tác động, công đoạn, kỳ và phạm vi áp dụng; chỉ chấp nhận phần giờ có bằng chứng, đủ điều kiện xác nhận và đã loại trùng. Dữ liệu chưa đối chiếu được theo dõi riêng, không tự cộng vào kết quả đã kiểm chứng.

d) Tự chủ và xã hội hóa được theo dõi riêng về phạm vi dịch vụ, số người và nguồn kinh phí trước/sau; không có công thức tự động chuyển mức độ tự chủ hoặc phần trăm số hóa thành tỷ lệ giảm biên chế. Khi PP1, PP3 hoặc yêu cầu trực, ca, chuyên môn áp dụng, phải tính theo căn cứ tương ứng và không cộng trùng với PP2.

Ví dụ giả định: 1.200 hồ sơ/năm thực sự áp dụng quy trình số; thời gian cán bộ xử lý giảm từ 30 xuống 20 phút/hồ sơ, tiết kiệm 200 giờ/năm. Phát sinh 40 giờ quản trị dữ liệu chưa nằm trong thời gian đã đo, nên giờ giảm ròng là 160 giờ/năm. Nếu B1 đã dùng 20 phút/hồ sơ thì không trừ thêm 200 giờ ở B2. Các thông số chỉ minh họa công thức, không phải định mức hoặc số liệu thực tế.