Học bạ số chỉ được sử dụng chính thức sau khi được ký số

Cũng về nguyên tắc ký số và phát hành học bạ số, việc ký số học bạ số phải được thực hiện theo cơ chế ký số của cá nhân có thẩm quyền và ký số của cơ sở giáo dục.

 Chỉ phát hành học bạ số sau khi hoàn thành việc kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số hợp lệ.

Học bạ số, bản điện tử học bạ số, bản trích lục điện tử học bạ số phục vụ giao dịch phải có cơ chế kiểm tra, xác thực trực tuyến hoặc mã xác thực theo quy định kỹ thuật của Bộ Giáo dục và Đào tạo

 Ký số trên học bạ số

 Người có thẩm quyền ký số học bạ số là giáo viên môn học, giáo viên phụ trách hoạt động giáo dục, giáo viên chủ nhiệm, người đứng đầu cơ sở giáo dục hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

 Cơ sở giáo dục sử dụng chữ ký số của tổ chức để xác nhận trách nhiệm của đơn vị đối với học bạ số do đơn vị tạo lập, quản lý và phát hành.

 Trình tự ký số học bạ số được thực hiện như sau: Hoàn thiện dữ liệu học bạ số; kiểm tra, đối chiếu, xác nhận dữ liệu; ký số của cá nhân có thẩm quyền; ký số của cơ sở giáo dục; cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống

 Ký số học bạ số được thực hiện đối với: Học bạ số hoàn chỉnh theo năm học; học bạ số hoàn chỉnh tại thời điểm kết thúc cấp học.

 Chữ ký số sử dụng trong học bạ số phải bảo đảm giá trị pháp lý, khả năng xác thực và kiểm tra tính hợp lệ theo quy định của pháp luật. 

 Phát hành học bạ số 

 Phát hành học bạ số là việc đưa học bạ số đã được ký số hợp lệ vào sử dụng chính thức trên hệ thống dữ liệu của cơ sở giáo dục và hệ thống có liên quan. 

 Học bạ số được phát hành theo các mục đích sau đây: 

a) Phát hành để lưu trữ, quản lý nội bộ;

b) Phát hành để phục vụ tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin học tập và giải quyết thủ tục hành chính liên quan;

c) Phát hành để phục vụ công tác quản lý, thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục, tư vấn, định hướng nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường; việc sử dụng dữ liệu cho các mục đích trên phải bảo đảm bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người học;

d) Phát hành để đồng bộ với hệ thống dữ liệu ngành giáo dục. 

Mỗi lần phát hành học bạ số, bản điện tử học bạ số, bản trích lục điện tử học bạ số phải được ghi nhận trên hệ thống, bao gồm: thời gian phát hành, chủ thể phát hành, mục đích phát hành, đối tượng nhận và mã xác thực. 

Trường hợp dữ liệu học bạ số được chỉnh sửa, đính chính làm thay đổi nội dung đã phát hành, cơ sở giáo dục phải thực hiện lại việc xác thực, ký số và phát hành theo quy định.