Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ chuyên môn giáo dục: Thay đổi tích cực

Nhiều địa phương triển khai chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ chuyên môn giáo dục

Nếu như thời gian trước, công tác quản lý trong giáo dục chủ yếu thông qua hồ sơ, sổ sách là chính, thì giờ đây, việc quản lý hồ sơ, sổ sách của cán bộ, giáo viên đã được đơn giản hóa bằng công nghệ thông tin. Các dữ liệu của ngành giáo dục tất cả đã được cập nhật vào hệ thống phần mềm giúp cho cán bộ quản lý tiện lợi mà không rườm rà về mặt sổ sách.

Ngành giáo dục đã có nhiều nỗ lực trong ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động của ngành, như chuyển đổi số trong quản lý, dạy, học và kiểm tra, đánh giá chất lượng dạy, học, số hoá thông tin quản lý, tạo cơ sở dữ liệu liên thông, dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng công nghệ 4.0, số hoá học liệu, thư viện số, phòng thí nghiệm ảo, đào tạo trực tuyến, thay đổi phương thức giảng dạy, khai thác công nghệ thông tin để tổ chức giảng dạy hiệu quả…

Tiêu biểu, ngành giáo dục nhiều tỉnh thành như Hải Phòng, Hải Dương, Bắc Kạn,… thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý hồ sơ chuyên môn giáo dục một cách tích cực.

Sở GD-ĐT Hải Phòng đã triển khai thí điểm Hệ thống quản lý hồ sơ, bước đầu số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu của giáo viên. Hệ thống quản lý bao gồm: Kế hoạch giáo dục của tổ bộ môn và của từng giáo viên, Kế hoạch bài dạy.

Hồ sơ, sổ sách luôn được nhà trường thực hiện theo đúng quy định, không "vẽ vời" hay yêu cầu giáo viên có thêm bất kỳ loại hồ sơ, sổ sách nào ngoài quy định của Bộ GD-ĐT. 

Để trở thành đơn vị tiên phong và đạt được những hiệu quả cần thiết trong quản lý hồ sơ chuyên môn, Sở GD-ĐT Hải Phòng đã phối hợp cùng đối tác công nghệ onluyen.vn tổ chức hàng chục buổi hội thảo để hướng dẫn tất cả thầy cô trên địa bàn thành phố soạn hồ sơ thống nhất theo quy cách chung, đúng với quy định, sau đó ký số và gửi cấp trên phê duyệt trên phần mềm. Từ đó, lãnh đạo tổ chuyên môn, nhà trường, lãnh đạo Phòng, Sở có thể kiểm tra được hồ sơ của tất cả thầy cô mọi nơi, mọi lúc. 

Báo cáo của Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Dương tại hội nghị chuyển đổi số trong ngành giáo dục hồi tháng 3/2023 cho hay, ngành giáo dục Hải Dương đã cập nhật, thu thập thông tin vào cơ sở dữ liệu được 856 trường mầm non, phổ thông; 30.453 hồ sơ giáo viên và cán bộ quản lý; 495.976 hồ sơ, kết quả học tập, sức khoẻ của học sinh, kết nối và xác thực định danh hồ sơ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được 476.111 hồ sơ của học sinh, 29.437 hồ sơ cán bộ, giáo viên, đạt tỉ lệ trên 96%.

100% các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Hải Dương đã sử dụng phần mềm quản lý nhà trường trong quản lý điểm, hồ sơ điện tử, kết nối API với cơ sở dữ liệu ngành thông tin về trường lớp, đội ngũ, học sinh, cơ sở vật chất. 100% dịch vụ công ngành giáo dục đã triển khai mức độ 3; mức độ 4; 90% hồ sơ tiếp nhận, xử lý trực tuyến; 100% văn bản của Sở được phát hành dưới dạng văn bản điện tử tích hợp chữ ký số, liên thông với trục văn bản quốc gia.

Tại Hội thảo chuyển đổi số do Tỉnh ủy Bắc Kạn tổ chức, lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Kạn cho biết, ứng dụng “Quản lý hồ sơ giáo dục điện tử” hiện đang thí điểm ở một số trường, Phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn. Việc triển khai quản lý hồ sơ điện tử đã góp phần giúp các cơ sở giáo dục dễ dàng kiểm soát các chương trình, kế hoạch thực hiện công tác dạy và học, quản lý kết quả kiểm tra, đánh giá, xếp loại.

Các hồ sơ như: Kế hoạch dạy học, kế hoạch bài dạy, sổ chủ nhiệm, sổ đánh giá xếp loại, học bạ, danh sách hoàn thành chương trình, danh sách học sinh tốt nghiệp... đều được số hóa; việc đánh giá, tổng kết hoàn toàn tự động đảm bảo chính xác, công khai, minh bạch. 

Cán bộ quản lý, giáo viên không phải thực hiện thủ công, mua các mẫu sổ điền tay và in ấn một số loại hồ sơ không quy định lưu trữ vĩnh viễn gây tốn kém. Đây là một trong những danh mục nhiệm vụ chuyển đổi số được ngành Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn triển khai và mang lại hiệu quả bước đầu.

Giáo viên giảm bớt gánh nặng, tiết kiệm thời gian để tập trung nhiều hơn vào chuyên môn

Việc quản lý hồ sơ của giáo viên trực tuyến sẽ từng bước số hóa thay cho các loại hồ sơ, sổ sách hiện hành theo lộ trình phù hợp với điều kiện của nhà trường và khả năng thực hiện của giáo viên. Nhờ đó giáo viên không còn phải in giáo án để nộp như trước, thay vào đó chỉ nộp và chờ phê duyệt trên ứng dụng. 

Số hóa hồ sơ, sổ sách không chỉ góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong giáo dục, mà còn tiết kiệm kinh phí, giảm bớt công sức lao động cho thầy cô và giảm thủ tục không cần thiết, giúp đội ngũ tập trung làm tốt công việc chuyên môn. 

Có thể nói, cụm từ “chuyển đổi số” đang dần trở nên quen thuộc, không còn quá xa lạ với nhiều đơn vị trường học từ vùng thuận lợi đến vùng sâu, xa ở các tỉnh thành trên cả nước. Phòng GD&ĐT tại nhiều địa phương đã chủ động xây dựng lộ trình thực hiện chuyển đổi số cùng với quá trình đổi mới giáo dục. Cùng đó, đầu tư, trang bị hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng như máy tính, phòng học có máy chiếu; phần mềm quản lý nhà trường, quản lý việc dạy và học, thi…

Thông tin về thực tế chuyển đổi số tại đơn vị của mình, ông Nguyễn Minh Chiều, Phó Trưởng phòng GD&ĐT huyện Tam Đường, tỉnh Lai Châu cho biết: “Chúng tôi đã tổ chức đồng bộ các giải pháp, nhiệm vụ chuyển đổi số. Trước tiên là chuyển đổi số trong quản trị trường học. Đến nay, 100% trường và phòng đã sử dụng phần mềm quản lý trường học, để số hóa các tài liệu. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý văn bản, nhờ đó, toàn bộ văn bản của phòng được số hóa và chỉ đạo thông suốt đến các đơn vị”.

Theo ông Chiều, đẩy mạnh chuyển đổi số đã giúp tăng cường hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của các nhà trường. Công tác quản lý được chặt chẽ, nhanh gọn và lưu trữ tốt; học sinh hứng thú và chủ động hơn với mỗi bài học, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của chương trình mới, từng bước nâng cao chất lượng.

Đưa đánh giá về ưu điểm vượt trội của việc chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ chuyên môn giáo dục, thầy Nguyễn Văn Hùng, Trường THCS Lạc Long, Kinh Môn, Hải Dương cho biết số hóa hồ sơ, sổ sách giúp giáo viên giảm bớt gánh nặng, tiết kiệm thời gian để tập trung nhiều hơn vào công việc chuyên môn. 

Trước đây, nhiều giáo viên lên lớp với một đống sổ sách, giấy tờ thì nay đã nhẹ nhàng hơn. Tiện ích hơn là sử dụng học bạ điện tử, giáo viên có thể nhận xét được nhiều hơn vì trong học bạ giấy, phần trống để giáo viên ghi rất nhỏ, chỉ được vài dòng. 

Với học bạ giấy, nếu ghi sai giáo viên lại phải gạch bỏ phần sai, dập xoá, mất thời gian. Nhưng khi số hóa toàn bộ sổ sách, hồ sơ thì mọi thứ dễ dàng cho giáo viên hơn rất nhiều.

Thầy Vũ Văn Sáng, Hiệu trưởng Trường THPT Tứ Kỳ, Hải Dương cho biết, trước kia việc tính điểm cho học sinh một cách thủ công rồi ghi chép vào sổ, khó tránh khỏi nhầm lẫn. Nay mỗi giáo viên được cấp một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Chỉ cần máy tính hoặc chiếc điện thoại có kết nối mạng internet, giáo viên ở bất cứ đâu cũng có thể vào điểm. 

Hệ thống sẽ tự tính toán, giáo viên không phải vất vả ngồi cộng, trừ, nhân, chia điểm của từng học sinh, tính trung bình môn, phần trăm… mà tính chính xác lại không cao.

Chuyển đổi số trong giáo dục không chỉ dừng lại ở việc dạy và học, mà phạm vi vô cùng rộng lớn, ở đó tất cả các hoạt động, quan hệ, thao tác đang thực hiện sẽ được đặt trong nền tảng số để vận hành.

Chuyển đổi số cũng không phải để thay cho yếu tố thực tại, trực tiếp, sinh động mà các yếu tố thực tại được đặt vào chuyển đổi số, qua đó vận hành tốt hơn, kết nối hơn, rộng mở hơn, tạo ra nhiều cơ hội học tập hơn, làm cho công cuộc vận hành giáo dục trong thực tại hiệu quả và chất lượng hơn.