Hướng dẫn giải quyết hồ sơ đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất

Chính phủ ban hành Nghị định số 301/2026/NĐ-CP, ngày 30/07/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 63/2024/NĐ-CP ngày 10/6/2024 quy định việc thực hiện liên thông điện tử 02 nhóm thủ tục hành chính: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất. Nghị định số 301/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/9/2026.

Nghị định số 301/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 14 Nghị định số 63/2024/NĐ-CP như sau:

“Điều 14. Giải quyết hồ sơ đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất

1. Giải quyết hồ sơ đăng ký khai tử

Sau khi hồ sơ đăng ký khai tử điện tử được Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển tới Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp, được Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp thì người thực hiện công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nghiệp vụ đăng ký khai tử trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp.

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Người thực hiện công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nghiệp vụ đăng ký khai tử trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp.

Thời gian giải quyết đăng ký khai tử trong 24 giờ kể từ thời điểm Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Sau khi có kết quả đăng ký khai tử, Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp tự động chuyển bản điện tử Trích lục khai tử đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp, sau đó Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia để hoàn thiện hồ sơ điện tử của các thủ tục hành chính tiếp theo trong quy trình liên thông và gửi kết quả cho người yêu cầu.

b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đủ điều kiện giải quyết: Người thực hiện công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thao tác trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp để gửi thông tin trạng thái hồ sơ đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp.

Sau đó Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp thông báo cho người yêu cầu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng VNeID.

Trong đó nêu rõ lý do đối với các trường hợp hồ sơ bị từ chối giải quyết hoặc nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung trong thời gian không quá 24 giờ kể từ thời điểm nhận được hồ sơ điện tử trên hệ thống.

Trường hợp cần bổ sung thành phần hồ sơ thì người yêu cầu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trong 07 ngày làm việc.

Nếu quá thời hạn này không bổ sung được thì người thực hiện công tác hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thao tác trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp để dừng xử lý do không bổ sung theo quy định.

Thông tin về việc dừng xử lý được gửi đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp để thông báo cho người yêu cầu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID hoặc gửi tin nhắn điện thoại tự động của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

2. Giải quyết việc xóa đăng ký thường trú

Sau khi bản điện tử Trích lục khai tử được cấp, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp tự động chuyển bản điện tử Trích lục khai tử đến Cổng Dịch vụ công quốc gia, sau đó Cổng Dịch vụ công quốc gia thực hiện chia sẻ dữ liệu đến Hệ thống thông tin quản lý cư trú để thực hiện xóa đăng ký thường trú.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin, cơ quan đăng ký cư trú thực hiện xóa đăng ký thường trú đối với công dân và cập nhật việc xóa đăng ký thường trú vào Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Sau khi thực hiện việc xóa đăng ký thường trú, cơ quan đăng ký cư trú thông báo bằng văn bản giấy hoặc bản điện tử hoặc hình thức điện tử khác cho đại diện hộ gia đình.

3. Giải quyết hồ sơ mai táng phí, tử tuất

Sau khi Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp chuyển bản điện tử Trích lục khai tử sang Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp để tự động đồng bộ tới Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia phân tách, chuyển hồ sơ điện tử (bao gồm biểu mẫu, tờ khai mà người yêu cầu đã kê khai, bản điện tử Trích lục khai tử và các thành phần hồ sơ liên quan) đến Hệ thống thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Nội vụ hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Y tế thực hiện giải quyết chế độ mai táng phí, tử tuất.

Trường hợp đối tượng là người đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng, trợ cấp hằng tháng khác được hỗ trợ chi phí mai táng, mai táng phí, Cổng Dịch vụ công quốc gia tự động chuyển hồ sơ của đối tượng đến Hệ thống thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội.

Sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm giải quyết và chuyển quyết định thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng về Cổng Dịch vụ công quốc gia để chuyển hồ sơ sang Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Nội vụ hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Y tế để giải quyết chi trả chế độ mai táng, tử tuất.

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan nội vụ hoặc cơ quan y tế thực hiện nghiệp vụ giải quyết chế độ mai táng phí, tử tuất theo quy định.

Thời hạn cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất không quá 08 ngày làm việc; giải quyết thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ điện tử từ Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thời hạn cơ quan y tế giải quyết hỗ trợ chi phí mai táng không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ điện tử từ Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thời hạn cơ quan nội vụ giải quyết trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất đối với người có công không quá 18 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ điện tử từ Cổng Dịch vụ công quốc gia.

b) Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, chưa đúng quy định: Cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan nội vụ hoặc cơ quan y tế thực hiện thông báo đến tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID hoặc gửi tin nhắn điện thoại tự động của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Trong đó nêu rõ lý do đối với các trường hợp hồ sơ không được tiếp nhận, các thành phần hồ sơ cần bổ sung trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kểtừ khi nhận được hồ sơ điện tử trên hệ thống.

Trường hợp cần bổ sung thành phần hồ sơ thì người yêu cầu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trong 07 ngày làm việc.

Nếu quá thời hạn này không bổ sung thì cán bộ, công chức thực hiện thao tác trên Hệ thống thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Nội vụ hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Y tế để dừng xử lý do không bổ sung theo quy định.

4. Trường hợp xác định có sai sót trong bản điện tử Trích lục khai tử, Hệ thống thông tin quản lý cư trú, Hệ thống thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội trả lại hồ sơ cho Cổng Dịch vụ công quốc gia; 

Cổng Dịch vụ công quốc gia gửi thông báo thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp để cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền cấp Trích lục khai tử chỉnh sửa, xử lý theo quy định, sau đó Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp thông báo về kết quả chỉnh sửa, xử lý sai sót trong bản điện tử Trích lục khai tử cho người yêu cầu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID hoặc gửi tin nhắn điện thoại tự động của Cổng Dịch vụ công quốc gia.”.