Bổ sung quy định chuyển đổi giữa văn bản công chứng giấy và điện tử

Tại tài liệu thẩm tra Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, Bộ Tư pháp đề xuất bổ sung quy định về chuyển đổi giữa văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử.

Bổ sung quy định chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng giấy và điện tử

"Điều 47a: Chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử

1. Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 64 của Luật Công chứng, Điều 12 của Luật Giao dịch điện tử, quy định của Chính phủ về giao dịch điện tử và Điều này. Việc chuyển đổi hình thức theo quy định tại Điều này tạo ra văn bản công chứng dạng điện tử có giá trị như bản chính.

2. Tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc chuyển đổi hình thức đối với văn bản công chứng; công chứng viên của tổ chức được giao chuyển đổi văn bản công chứng ký số trên văn bản chuyển đổi. 

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 58 của Nghị định này và khoản 5 Điều 68 của Luật Công chứng thực hiện việc chuyển đổi.

Căn cứ thực hiện chuyển đổi hình thức

3. Việc chuyển đổi hình thức chỉ được thực hiện khi có một trong các căn cứ sau đây:

a) Yêu cầu của người yêu cầu công chứng hoặc người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng theo quy định tại Điều 69 của Luật Công chứng;

b) Yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, cải cách thủ tục hành chính;

c) Phục vụ việc thực hiện giao dịch mà các bên đang yêu cầu công chứng.

Việc khai thác, sử dụng, chia sẻ văn bản công chứng đã được chuyển đổi hình thức phải tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định tại Điều 55 của Nghị định này.

4. Việc chuyển đổi văn bản công chứng giấy sang văn bản công chứng điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 12 của Luật Giao dịch điện tử và phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chuyển đổi. Văn bản công chứng điện tử được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi, thời điểm chuyển đổi và thông tin của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chuyển đổi.

5. Việc chuyển đổi văn bản công chứng điện tử sang văn bản công chứng giấy phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật Giao dịch điện tử. Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi từ văn bản công chứng điện tử phải có thời điểm chuyển đổi, chữ ký của công chứng viên, con dấu của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chuyển đổi, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và thông tin để tra cứu văn bản công chứng điện tử gốc.

6. Văn bản công chứng được chuyển đổi hình thức theo quy định tại Điều này có giá trị như bản gốc theo quy định tại Điều 64 của Luật Công chứng. Việc chuyển đổi hình thức của văn bản công chứng không làm thay đổi nội dung và không triệt tiêu giá trị pháp lý của văn bản trước khi chuyển đổi; việc lưu trữ văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử của một việc công chứng cùng được thực hiện theo quy định tại Điều 68 của Luật Công chứng.

7. Văn bản công chứng đã được chuyển đổi hình thức vẫn được lưu trữ trong hồ sơ công chứng của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đó. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 55 và Điều 56a của Nghị định này; trường hợp công chứng điện tử trực tuyến thì trách nhiệm thuộc về tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 61 của Nghị định này.

Các trường hợp sai sót có thể xảy ra trong chuyển đổi văn bản

8. Việc xử lý sai sót được thực hiện như sau:

a) Trường hợp sai sót thuộc nội dung văn bản công chứng thì thực hiện sửa lỗi kỹ thuật theo quy định tại Điều 52 của Luật Công chứng và khoản 5 Điều 47 của Nghị định này; nội dung đã sửa phải được phản ánh thống nhất trên tất cả các bản chính giấy và bản chính điện tử của văn bản công chứng đó;

b) Trường hợp văn bản công chứng đã được chuyển đổi hình thức không bảo đảm sự toàn vẹn so với văn bản được chuyển đổi thì không áp dụng thủ tục sửa lỗi kỹ thuật; công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ thực hiện lại việc chuyển đổi từ văn bản gốc và thu hồi, hủy văn bản đã được chuyển đổi bị lỗi."./.